Simplifiez votre processus de demande de service
Avec eWorkOrders vos clients peuvent saisir et lancer des demandes de service et suivre la progression de leurs demandes pendant que les travailleurs effectuent les réparations. Notre GMAO L'interface de demande de service aide les équipes à communiquer avec les demandeurs et à automatiser les mises à jour de progression au fur et à mesure que les travaux et les réparations sont terminés.
Qu'est-ce qu'une demande de service (demande de travail) ?
Une demande de service, parfois appelée demande de travail, assure les communications et la gestion des services nécessaires, vous permettant de rationaliser la réception des demandes et de maximiser l'efficacité des performances du travail. Le module de demande de service fournit aux clients un formulaire rapide et facile à remplir à partir d'un ordinateur, d'un smartphone ou d'un appareil mobile.
Différence entre une demande de service et un incident
A Demande de service est une demande formelle de travail planifié qui doit être fournie. Quelques exemples incluent la réinitialisation d'un mot de passe ; installer des logiciels ; créer un groupe de messagerie, etc.
An Incident est une tâche d’interruption imprévue qui nécessite une résolution immédiate. Quelques exemples incluent un ordinateur qui ne démarre pas, le Wi-Fi qui ne fonctionne pas ou un risque pour la sécurité qui doit être pris en compte.
Différence entre une demande de service et un bon de travail
Une interface de demande de service GMAO donne aux utilisateurs la possibilité de communiquer entre l'équipe de maintenance et d'autres services au sein des organisations.
GMAO gestion des bons de travail le logiciel est utilisé pour générer des demandes de travail et automatiser l'activation, l'affectation, les processus et la distribution des bons de travail afin de garantir que les bons de travail ne passent pas entre les mailles du filet. Un calendrier de maintenance flexible fournit un aperçu des ordres de travail à venir afin que vous puissiez planifier les jours ou les semaines à venir.
Importance d'une demande de service
L'objectif principal du module de demande de service est de pouvoir organiser et gérer les demandes de service, de rationaliser les processus et d'augmenter l'efficacité des performances. Pour réussir, le formulaire de demande de service doit être pratique, facile à utiliser et accessible depuis un ordinateur ou un appareil mobile.
Exemples de demandes de service
Les employés, les fournisseurs ou les clients peuvent tous soumettre des demandes de service. Selon le secteur d'activité, la taille de l'entreprise et la taille de l'équipe de maintenance, les demandes de service peuvent être classées de différentes manières. Vous trouverez ci-dessous une liste de quelques demandes de maintenance différentes.
Type de demandeur
- Demande du locataire : le système CVC cesse de fonctionner, les drains sont bouchés, quelque chose fuit, les toilettes fonctionnent, l'ampoule doit être remplacée, les réparations de cloisons sèches, la peinture, etc.
- Demande d'employé : Meubles cassés, déménagement de meubles, déménagement, lumières grillées, réparation de tapis, réparation de chaises, etc.
- Demande de l'opérateur de la machine : La machine cesse de fonctionner, fuites de liquide, pannes, etc.
Type d'entreprises/organisations
- Demande scolaire : Champs, toilettes, salles de classe, entretien des laboratoires, déversements, etc.
- Demande de parc : gazon, aménagement paysager, réparation de panneaux, réparation de routes, bancs cassés, etc.
- Demande industrielle : Fours, chaudières, entretien de convoyeurs, lumières qui ne fonctionnent pas, etc.
Meilleures pratiques pour gérer les demandes de service
Les suggestions suivantes peuvent vous aider à améliorer votre processus de gestion des demandes de service.
Investissez dans un logiciel de gestion des demandes de service
Sans un système formel en place, la gestion des demandes de service est difficile, voire impossible. Les administrateurs et les demandeurs peuvent bénéficier du système unique de soumission et de gestion des demandes de service fourni par le logiciel de gestion des demandes de service. Les fonctionnalités de gestion des demandes de service du logiciel de système de gestion de maintenance informatisé (GMAO) sont couramment utilisées par les équipes de maintenance pour gérer les demandes.
Simplifiez la soumission des demandes
Offrez aux demandeurs un moyen simple de soumettre des demandes de service à l’équipe de maintenance.
Les demandeurs doivent être en mesure de remplir facilement le formulaire et de vous fournir les détails nécessaires dont vous avez besoin pour répondre à la demande.
Les notifications de demande de service doivent être automatisées
De nombreuses équipes de maintenance ont du mal à communiquer, notamment lorsqu'il s'agit de suivre les demandeurs. Les personnes qui ont besoin d'aide pour la maintenance souhaitent que leurs demandes soient reconnues et soient informées lorsqu'elles recevront de l'aide. Le logiciel de GMAO envoie automatiquement des notifications de mise à jour de statut aux demandeurs, offrant ainsi une telle transparence. eWorkOrders Le portail client GMAO donne aux demandeurs la possibilité de toujours voir l'état de leurs tâches et ne nécessite ni identifiant ni mot de passe. Cela élimine de nombreux appels téléphoniques aux équipes de maintenance pour tenter de connaître l'état des travaux à effectuer.
Définir les priorités des demandes de service
Ce n'est pas une bonne utilisation du temps des ressources de maintenance que de répondre aux demandes de service dans l'ordre où elles sont reçues. L'équipe de maintenance est obligée de donner la priorité aux petites tâches lorsqu'il y a des demandes plus urgentes lorsque les demandes sont traitées selon le principe du « premier arrivé, premier servi ». Classez plutôt les demandes en fonction de leur gravité. Urgence, élevé, moyen et faible sont des niveaux de priorité typiques. Les spécifications pour chaque niveau doivent être établies et suivies.
Examiner régulièrement les demandes de services communs
Il est possible de rechercher des tendances quant aux problèmes de maintenance récurrents en examinant les demandes de service précédentes dans une GMAO. Il est possible de réduire les problèmes s'ils surviennent de manière répétée en effectuant davantage de maintenance préventive (PM). Il est simple de modifier le plan de maintenance en fonction de vos besoins lorsque les demandes de service et les données de maintenance préventive sont combinées dans une GMAO.
Utiliser les KPI pour optimiser la gestion des demandes de service
L'un des outils les plus puissants intégrés au logiciel de GMAO sont les métriques et les rapports. C'est l'occasion pour vous d'apprendre des succès et des échecs passés, de prendre des mesures prédictives et de communiquer ces données au sein de votre organisation. Vous contrôlez quels rapports sont générés, à quelle fréquence ils sont générés et qui a accès à ces informations.
Avantages d'une demande de service
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eWorkOrders Le logiciel Service Request est hautement configurable et peut être personnalisé en fonction des exigences spécifiques de votre secteur et du flux de travail unique de votre entreprise. Différents aspects de vos processus peuvent ensuite être automatisés selon vos préférences. Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus et obtenir une démo gratuite.
