Simplifiez votre processus de demande de service
Qu'est-ce qu'une demande de service (demande de travail) ?
Une demande de service, parfois appelée demande de travaux, permet de communiquer et de gérer les services nécessaires, vous permettant ainsi de rationaliser la réception des demandes et d'optimiser l'efficacité des travaux. Le module Demande de service d'un système de GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) offre aux clients un formulaire simple et rapide à remplir depuis un ordinateur, un smartphone ou un appareil mobile, garantissant ainsi une accessibilité sur toutes les plateformes. Ce système intuitif permet des délais de réponse plus rapides, une meilleure priorisation et une documentation plus précise des besoins de service, améliorant ainsi la productivité et réduisant les temps d'arrêt. Grâce aux mises à jour et aux notifications en temps réel, votre équipe peut gérer efficacement les demandes, améliorant ainsi les flux de maintenance et d'exploitation.
Différence entre une demande de service et un incident
Une interface de demande de service CMMS donne aux utilisateurs la possibilité de communiquer entre l'équipe de maintenance et d'autres services au sein des organisations.
GMAO logiciel de gestion des bons de travail Permet de générer des demandes de travail et d'automatiser l'activation, l'affectation, les processus et la distribution des ordres de travail afin de garantir leur bon déroulement. Un calendrier de maintenance flexible fournit un aperçu des ordres de travail à venir, vous permettant ainsi de planifier les jours ou les semaines à venir.
Importance d'une demande de service
L'objectif principal du module de demande de service est d'organiser et de gérer les demandes de service, de rationaliser les processus et d'optimiser les performances. Pour être efficace, le formulaire de demande de service doit être pratique, facile à utiliser et accessible depuis un ordinateur ou un appareil mobile. Un système de demande de service bien structuré minimise les lacunes de communication et garantit que toutes les tâches de maintenance sont correctement documentées et hiérarchisées. Cela améliore non seulement l'efficacité globale du flux de travail, mais aussi les délais de réponse et la satisfaction client.
Exemples de demandes de service
Les employés, les fournisseurs ou les clients peuvent tous soumettre des demandes de service. Selon le secteur d'activité, la taille de l'entreprise et la taille de l'équipe de maintenance, les demandes de service peuvent être classées de différentes manières. Vous trouverez ci-dessous une liste de quelques demandes de maintenance différentes.
Type de demandeur
- Demande du locataire : le système CVC cesse de fonctionner, les drains sont bouchés, quelque chose fuit, les toilettes fonctionnent, l'ampoule doit être remplacée, les réparations de cloisons sèches, la peinture, etc.
- Demande d'employé : Meubles cassés, déménagement de meubles, déménagement, lumières grillées, réparation de tapis, réparation de chaises, etc.
- Demande de l'opérateur de la machine : La machine cesse de fonctionner, fuites de liquide, pannes, etc.
Type d'entreprises/organisations
- Demande scolaire : Champs, toilettes, salles de classe, entretien des laboratoires, déversements, etc.
- Demande de parc : gazon, aménagement paysager, réparation de panneaux, réparation de routes, bancs cassés, etc.
- Demande industrielle : Fours, chaudières, entretien de convoyeurs, lumières qui ne fonctionnent pas, etc.
Meilleures pratiques pour gérer les demandes de service
Les suggestions suivantes peuvent vous aider à améliorer votre processus de gestion des demandes de service.
Investissez dans un logiciel de gestion des demandes de service
Sans système formel, la gestion des demandes de service est difficile, voire impossible. Les administrateurs comme les demandeurs peuvent tirer profit d'un système unique de soumission et de gestion des demandes de service, proposé par un logiciel de gestion des demandes de service. Les fonctionnalités de gestion des demandes de service des logiciels de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) sont couramment utilisées par les équipes de maintenance pour gérer les demandes.
Simplifiez la soumission des demandes
Offrez aux demandeurs un moyen simple de soumettre des demandes de service à l’équipe de maintenance.
Les demandeurs doivent pouvoir remplir le formulaire facilement et vous fournir les détails nécessaires pour répondre à la demande.
Les notifications de demande de service doivent être automatisées
De nombreuses équipes de maintenance peinent à communiquer, notamment lorsqu'il s'agit de suivre les demandes. Les personnes ayant besoin d'une assistance en maintenance souhaitent que leurs demandes soient prises en compte et informées de leur disponibilité. Les logiciels de GMAO envoient automatiquement des notifications de mise à jour de statut aux demandeurs, garantissant ainsi cette transparence. eWorkOrders Le portail client GMAO donne aux demandeurs la possibilité de toujours voir l'état de leurs tâches et ne nécessite ni identifiant ni mot de passe. Cela élimine de nombreux appels téléphoniques aux équipes de maintenance pour tenter de connaître l'état des travaux à effectuer.
Définir les priorités des demandes de service
Répondre aux demandes de service dans l'ordre de leur réception n'est pas une bonne utilisation du temps des ressources de maintenance. L'équipe de maintenance est contrainte de prioriser les petites tâches lorsque les demandes sont plus urgentes, les demandes étant traitées selon le principe du « premier arrivé, premier servi ». Il est préférable de classer les demandes par ordre de gravité. Urgent, élevé, moyen et faible sont des niveaux de priorité typiques. Les spécifications de chaque niveau doivent être établies et respectées.
Examiner régulièrement les demandes de services communs
Il est possible de rechercher des tendances quant aux problèmes de maintenance récurrents en examinant les demandes de service précédentes dans une GMAO. Il est possible de réduire les problèmes s'ils surviennent de manière répétée en effectuant davantage de maintenance préventive (PM). Il est simple de modifier le plan de maintenance en fonction de vos besoins lorsque les demandes de service et les données de maintenance préventive sont combinées dans une GMAO.
Utiliser les KPI pour optimiser la gestion des demandes de service
L'un des outils les plus puissants intégrés au logiciel de GMAO sont les métriques et les rapports. C'est l'occasion pour vous d'apprendre des succès et des échecs passés, de prendre des mesures prédictives et de communiquer ces données au sein de votre organisation. Vous contrôlez quels rapports sont générés, à quelle fréquence ils sont générés et qui a accès à ces informations.
Avantages d'une demande de service
- Demande du locataire : le système CVC cesse de fonctionner, les drains sont bouchés, quelque chose fuit, les toilettes fonctionnent, l'ampoule doit être remplacée, les réparations de cloisons sèches, la peinture, etc.
- Prise en charge simplifiée des services : simplifie le processus de demande de services, garantissant des temps de réponse plus rapides.
- Amélioration de la précision des bons de travail : réduit les erreurs et garantit une documentation appropriée des demandes de service.
- Communication améliorée : facilite une meilleure communication entre les membres de l’équipe et les parties prenantes.
- Gestion optimisée des services : améliore l’organisation et la hiérarchisation des demandes de service, conduisant à une gestion plus efficace.
- Identification plus rapide des problèmes : aide à identifier et à résoudre rapidement les problèmes afin de minimiser les temps d'arrêt.
- Routage automatisé : dirige automatiquement les demandes de service vers le personnel ou le service approprié, accélérant ainsi la résolution et réduisant les tâches manuelles.
- Portail client : offre aux clients un accès facile pour soumettre et suivre les demandes de service, améliorant ainsi les options de libre-service et la satisfaction client.
