Notre logiciel de système de gestion des bons de travail bien conçu facilite la gestion de l'ensemble du processus des bons de travail du début à la fin. En quelques clics seulement, un bon de travail peut être saisi, approuvé et envoyé au technicien approprié.
Qu'est-ce qu'un bon de travail ?
Les bons de travail constituent un élément essentiel de la gestion des opérations de maintenance d’une organisation. Un bon de travail est une demande formelle de maintenance, de réparation ou de tâches qui doivent être effectuées et décrit les processus et procédures pour accomplir ces tâches. Système de gestion informatisé de la maintenance (GMAO) le logiciel automatise et rationalise ces processus du début à la fin de la tâche.
Caractéristiques de notre logiciel de gestion des bons de travail
Avec notre logiciel de gestion des bons de travail, vous pouvez :
- Définissez clairement des instructions détaillées sur ce qui doit être fait.
- Créez, mettez à jour et gérez les bons de travail à partir d'un ordinateur, d'un smartphone ou d'un appareil mobile.
- Joignez des factures, des documents, des schémas, des diagrammes, des fichiers ou des photos aux bons de travail.
- Accéder aux manuels.
- Joignez des notes.
- Fournit une collaboration en temps réel entre les membres de l’équipe.
- Identifiez et enregistrez les numéros de pièces.
- Enregistrez l’heure de début et l’heure de fin.
- Gérer les temps d'arrêt des actifs, dépenses, matériaux, etc.
- Accéder et gérer inventaire.
- Créez des listes de contrôle pour garantir que les processus sont suivis.
- Et beaucoup plus.
Demande de service (demande de travail) et ordre de travail
A Demande de service (également appelée demande de travail) est une demande de tâche de maintenance soumise par un membre du personnel ou un client n'appartenant pas à la maintenance. Lorsqu'une demande de service est approuvée par l'équipe de maintenance, elle affectera un technicien et planifiera la tâche, et un bon de travail sera créé.
Un bon de travail est une autorisation permettant à l'équipe de maintenance d'effectuer des tâches de maintenance.
Bons de travail passés et présents
Je suis sûr que certains d'entre vous se demandent comment votre processus actuel de gestion des bons de travail se compare à la technologie d'aujourd'hui. Jetons un coup d'œil à quelques-uns des processus pour voir comment ils se comparent :
Papier et stylo
Le système de gestion des commandes administratives existe depuis longtemps et est facile à utiliser, mais ses fonctions sont limitées dans l'environnement dans lequel nous vivons aujourd'hui. En raison de la facilité d’utilisation, peu de formation est requise et vous disposez toujours d’une trace écrite.
Quelque chose d’aussi facile et simple à utiliser présente de nombreux défauts. Les commandes de documents peuvent être mal classées, perdues ou endommagées. Cela prend beaucoup de temps lorsque vous essayez de trouver, de récupérer et de trier les commandes de documents. Les commandes de documents sont sujettes à des incohérences et à des inexactitudes dues à des erreurs humaines : mots mal orthographiés, écriture manuscrite illisible, ils écrivent avec le mauvais chiffre d'un numéro d'actif ou spécifient le mauvais temps nécessaire pour terminer un travail. Avec du papier et un stylo, il n’existe aucun moyen d’identifier ou de corriger facilement ces erreurs.
L'exécution des bons de travail avec du papier et un stylo prend beaucoup de temps et le temps de réponse global pour terminer le travail est plus lent avec cette méthode. Avec du papier et un stylo, vous démarrez le processus en obtenant le bon de travail de votre responsable en personne, puis vous devez rechercher des dessins, des manuels ou des guides de dépannage et feuilleter toute cette documentation, vous êtes alors maintenant prêt à passer à l'emplacement du atout pour effectuer le travail. Une fois sur place, vous devrez peut-être localiser les pièces de rechange, ce qui signifie un autre retour à l'usine pour vérifier l'inventaire. Une fois le travail terminé, vous êtes alors prêt à remplir le bon de travail et à le clôturer ; vous devez ensuite retourner voir votre responsable pour le remettre en main propre afin que vous puissiez lui faire savoir que le travail est terminé. Ensuite, le bon de travail est signé et classé. Le processus se répète pour chaque tâche. Ce processus de workflow n'est pas efficace et coûte beaucoup de temps et d'argent à long terme.
Feuilles de calcul Excel
Avec la croissance de l'industrie informatique, les entreprises ont commencé à abandonner le papier et le stylo pour utiliser un tableur pour gérer leurs bons de travail. Cette façon numérique de gérer les bons de travail était facile à mettre en place et vous n'aviez pas besoin d'être un expert pour utiliser l'outil de base. En utilisant des feuilles de calcul pour gérer les bons de travail, les organisations sont moins susceptibles d'endommager ou de perdre des fichiers. Il est désormais plus facile de partager des informations avec les membres de l'équipe, de rechercher des informations, de créer des rapports et de réduire le nombre de retours à l'usine.
Bien que les feuilles de calcul soient une avancée par rapport au papier et au stylo, il existe encore un beaucoup de problèmes liés aux feuilles de calcul qui indiquent que ce n'est toujours pas un moyen efficace de gérer les ordres de travaux de maintenance. Certaines de ces feuilles de calcul doivent être partagées entre les équipes ou les services, mais certaines feuilles de calcul sont stockées sur un seul ordinateur, ce qui rend difficile la consultation des informations à jour sur un bon de travail. Les utilisateurs doivent faire preuve de diligence dans le partage et la modification en temps réel. Si quelqu'un sauvegarde votre bon de travail ou si celui-ci est supprimé avant que le système ne soit sauvegardé, tout votre travail est perdu à jamais. Ceux-ci sont également sujets à des problèmes de sécurité, car n'importe qui peut modifier les données à moins que vous ne les protégiez par mot de passe. Cela s'accompagne d'autres problèmes de perte de mots de passe et de leur distribution aux bonnes personnes.
Les feuilles de calcul sont difficiles à utiliser pour la maintenance préventive. Avec des capacités de suivi limitées et des tâches fastidieuses de création de rapports, cela ne constitue toujours pas un moyen efficace de gérer vos ordres de travail de maintenance. Les feuilles de calcul n'ont pas de processus de notification et les techniciens doivent attendre les instructions du responsable de maintenance. Les feuilles de calcul sont faciles à utiliser en mode plein écran sur un ordinateur, mais elles sont très difficiles à visualiser et à parcourir sur les appareils mobiles.
Logiciel de système de gestion informatisé de la maintenance (GMAO)
La technologie numérique ne cesse de s’améliorer. Il y a de nombreux avantages et avantages à gérer vos ordres de travaux de maintenance avec Logiciel de GMAO. L'un des plus grands avantages de la GMAO est de stocker toutes les données dans un emplacement centralisé dans le cloud et de pouvoir gérer les bons de travail depuis n'importe où. Le logiciel de GMAO donne aux équipes la possibilité de partager des informations, de créer, de suivre, de réaliser et d'analyser des tâches en temps réel et depuis n'importe où. La fonctionnalité de gestion des bons de travail de la GMAO donne aux utilisateurs la possibilité d'afficher l'historique des actifs, de télécharger des documents critiques tels que des manuels, des garanties, des guides de dépannage, des images et des schémas. Les équipes de maintenance sont averties en temps réel lorsque les ordres de travail sont introduits dans le système. Une GMAO permet de gagner du temps et de l'argent.
Le fait de disposer de toutes vos données dans un seul système centralisé donne aux utilisateurs la possibilité d'exécuter, de visualiser et de gérer votre inventaire depuis n'importe où. Ayez toujours des informations à portée de main avec la possibilité de générer des rapports détaillés pour vous aider à préparer les audits et les inspections. Ces rapports vous permettent de mieux comprendre les performances de vos processus de maintenance et de gestion des ordres de travail.
L’utilisation d’une GMAO présente de nombreux avantages par rapport au papier, au stylo et aux feuilles de calcul. Certains employés considèrent la technologie comme un défi, de sorte que l'adoption et l'acceptation de cette technologie peuvent être un peu plus lentes. Mais eWorkOrders comprend que chacun apprend à un rythme différent, nous avons donc adopté des outils très efficaces pour aider à former facilement les équipes. À partir de webinaires, vidéos, documentation, écrans d'aide et support technique, nous avons développé les outils adaptés pour que chacun puisse s'adapter facilement à notre solution logicielle de GMAO. Notre logiciel est tellement simple à utiliser et nous avons des témoignages de clients qui ont utilisé un ordinateur mais qui se sont rapidement adaptés à notre système.
Pourquoi vous avez besoin de bons de travail GMAO
Les bons de travail sont au cœur d’un programme de maintenance. Le logiciel de bons de travail GMAO fournit aux organisations les outils nécessaires pour rester à jour sur la main-d'œuvre, les projets et les ressources. eWorkOrders Les outils de gestion des bons de travail de GMAO permettent à une organisation de prendre le contrôle du retard de travail et des travaux à venir, d'apporter des améliorations, d'augmenter la productivité du travail et de rester conforme. Certaines des fonctionnalités que les bons de travail GMAO peuvent apporter à votre organisation incluent :
- Fournit une explication détaillée du problème, de la réparation ou du problème.
- Gérez plus efficacement les ressources et les outils nécessaires pour effectuer la maintenance.
- Réduisez la confusion, les erreurs et la perte d’informations.
- Accédez à tous vos bons de travail ou affectations ouverts depuis votre ordinateur ou appareil mobile.
- Gérez les ressources et équilibrez les charges de travail plus efficacement.
- Automatisation de la planification du travail, des ressources et des contractuels
- Établir des repères de réparation.
- Recherchez rapidement et facilement dans vos bons de travail et générez des rapports détaillés interactifs.
- Suivez les coûts et les dépenses.
- Accédez aux informations détaillées et à l’historique des clients.
- Notifications automatiques par e-mail.
- L'accès mobile vous donne la possibilité de travailler de n'importe où.
- Beaucoup d'autres fonctionnalités.
Types d'ordres de travail et fonctions
Les bons de travail peuvent être utilisés dans n’importe quelle entreprise et dans n’importe quel secteur. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples des différents types de tâches pour lesquelles les entreprises utilisent une gestion des bons de travail GMAO :
Bon de travail standard
Un ordre de travail standard est une tâche de maintenance non critique qui ne présente pas de risque immédiat pour les installations, les systèmes, l'équipement ou les composants. Quelques exemples sont le retrait des anciens équipements, l'installation de nouveaux équipements et les travaux de maintenance non critiques tels que les projets dont le seul objectif est la modernisation ou l'esthétique.
Maintenance Préventive
Cet ordre de travail donne aux utilisateurs la possibilité de planifier des tâches de maintenance de routine sur les actifs et les équipements afin de minimiser les pannes inattendues. Le maintenance préventive Le bon de travail donne aux utilisateurs la possibilité de contrôler, planifier, planifier et identifier les matériaux, les pièces et la main-d'œuvre pour effectuer le travail dans un délai spécifique.
Préparez-vous aux inspections
Le fait de stocker l’ensemble de l’historique des réparations et de la documentation dans une GMAO, avec la possibilité d’extraire les données dans des rapports personnalisés, facilite l’élaboration de rapports d’inspection et d’audit plus efficaces.
Réactif\Urgence
Un ordre de travail réactif ou d'urgence est généré lorsqu'une panne d'équipement ou une panne d'installation se produit et crée un environnement dangereux, ou qu'un actif critique doit être réparé immédiatement. Un bon de travail d'urgence est utilisé pour enregistrer et suivre tout travail effectué qui n'était pas planifié au préalable.
Maintenance corrective
Un ordre de travail de maintenance corrective est généré à la suite d'une inspection régulière, d'une maintenance préventive, d'une urgence, etc., qui identifie la panne dans un délai raisonnable pour que la maintenance corrective soit planifiée et programmée.
Avantages
Quelques bénéfices et avantages de la mise en œuvre eWorkOrders Les logiciels de maintenance des bons de travail de votre organisation sont :
- Augmenter la disponibilité et les performances des équipements.
- Contrôler les coûts.
- Augmentez la productivité des employés.
- Réduisez les heures supplémentaires.
- Améliorez le service client.
- Minimisez la paperasse.
- Réduisez le retard de maintenance.
- Améliorer la sécurité.
- Soyez conforme aux réglementations de l’entreprise, de l’État et fédérales.
- Gagnez du temps et de l'argent.
- Et plus encore.
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