Gérer les tâches de maintenance sans système adéquat peut entraîner des retards dans les réparations urgentes ou des oublis de contrôles de routine. En un rien de temps, vous vous retrouvez confronté à des pannes et à des équipes frustrées. C'est là qu'interviennent les ordres de travail.
Les bons de travail apportent de l'ordre et de l'organisation aux entreprises en aidant les équipes à rester sur la bonne voie, à gagner du temps, à prévenir les pannes d'équipement inattendues et à augmenter la productivité en général.
Dans cet article, nous allons tout décortiquer. Nous expliquerons ce qu'est un bon de travail, explorerons ses différents types et aborderons les détails essentiels que chaque bon de travail doit contenir.
Qu'est-ce qu'un bon de travail ?
A demande de service Il s'agit d'une demande formelle indiquant les tâches à effectuer. Il s'agit principalement de travaux de maintenance ou de réparation. Elle précise la nature du problème, le responsable de la résolution et les modalités de la tâche. Un bon de commande comprend également les outils nécessaires à la résolution du problème, une échéance et l'urgence de la tâche.
Par exemple, supposons qu'une fuite d'eau se produise dans votre entreprise. Un bon de travail indiquera l'emplacement de la fuite, les outils nécessaires à sa réparation et le plombier affecté à la tâche. Cet article explique comment créer un bon de travail. bons de travail parfaits qui permettent une résolution plus rapide et améliorent la précision des rapports.
Tout comme un décret, un ordre de travail autorise une action.
Ordre de travail vs demande de travail
Une demande d'intervention est la première étape d'une action. Elle permet d'informer l'équipe d'un problème ou d'une maintenance nécessaire. En résumé, vous les alertez d'un problème nécessitant une intervention. Un ordre d'intervention, quant à lui, est la suite logique de la demande approuvée. Il s'agit d'un plan d'action détaillé.
En termes simples, une demande de travail démarre le processus, tandis qu'un ordre de travail permet d'accomplir les tâches.
Types de bons de travail
Il existe différents types d’ordres de travail en fonction de la tâche, de son urgence et de l’objectif visé.
1. Ordre général de travail
Ce type couvre les tâches de base, telles que le nettoyage, la peinture, le remplacement d'ampoules et l'installation de nouveaux équipements. Un bon de travail général concerne les tâches générales et simples, ou celles qui ne nécessitent pas de catégorie spécialisée.
2. Ordre de travail de maintenance préventive
Un ordre de maintenance préventive est créé pour planifier les tâches de maintenance de routine des actifs et des équipements. Il contribue à prolonger leur durée de vie et à les maintenir en bon état. Il réduit ainsi les pannes imprévues et le nombre de réparations majeures, et permet de réaliser des économies à long terme.
3. Ordre de travail de maintenance corrective
Cet ordre de travail est émis pour faciliter les réparations après la détection d'une panne, qu'il s'agisse d'une panne d'équipement, d'un dysfonctionnement du système ou de problèmes d'installation identifiés lors d'inspections ou d'opérations quotidiennes.
4. Ordre de travail d'urgence
Comme leur nom l'indique, les ordres de travail d'urgence priorisent les problèmes urgents susceptibles de menacer la sécurité ou d'affecter les opérations. Par exemple, les pannes de courant, les fuites de gaz ou les pannes d'équipements critiques. Ils contribuent à minimiser les risques et les temps d'arrêt.
5. Ordre de travail d'inspection
Considérez cet ordre de travail comme le contrôle régulier de votre équipement. Il est émis lorsque vous devez évaluer l'état de vos équipements, systèmes ou installations. Il s'agit de détecter les petits problèmes avant qu'ils ne deviennent majeurs, par exemple en repérant les pièces usées avant qu'elles ne tombent en panne.
En fonction des résultats de l’inspection, des mesures de suivi peuvent être déclenchées, telles que la planification d’une maintenance préventive ou le signalement de réparations urgentes.
6. Ordre de travail de sécurité
Un ordre de travail de sécurité vise à protéger les équipes contre les dangers sur le lieu de travail. Par exemple, remplacer un sol glissant, réparer des fils électriques exposés, réparer des prises défectueuses ou remplacer des protections de machines. Il contribue à prévenir les accidents et à protéger les équipes contre les blessures.
7. Bon de travail électrique
Un ordre de travail électrique est émis spécifiquement pour les tâches liées aux systèmes électriques, telles que le recâblage, la réparation d'un circuit défectueux ou le remplacement de panneaux défectueux.
8. Ordre de travail personnalisé/spécialisé
Un bon de travail personnalisé ou spécialisé est développé pour répondre à des tâches uniques ou à des besoins spécifiques à l'industrie, tels que la maintenance d'un serveur informatique ou la mise en place d'un espace de travail temporaire.
Que doit contenir un bon de travail ?
Voici tout ce qu'un bon de travail doit inclure :
| Détails et description du poste | Cette section fournit des informations claires sur la mission, notamment le lieu et toute autre information pertinente. Par exemple, « Réparation du capteur de porte d'ascenseur de l'aile nord ». |
| Personnel affecté | Qui effectue le travail ? Il peut s'agir de votre responsable de maintenance interne ou d'un sous-traitant. Votre rapport doit inclure son nom et ses coordonnées. Ainsi, en cas de nouvelles, vous saurez à qui vous adresser. |
| Calendrier et priorité | Certaines tâches sont urgentes, d'autres non. Les ordres de travail doivent comporter une date limite claire afin que chacun sache quand les tâches doivent être exécutées. De plus, une étiquette de priorité doit être ajoutée pour indiquer si une tâche est de priorité faible, moyenne ou élevée. |
| Matériaux et outils nécessaires | Un ordre de travail précise les outils, l'équipement et les pièces détachées nécessaires à la réalisation d'une tâche. Il est utile lors de la planification et permet d'éviter les retards dus à des fournitures manquantes. |
| Procédures de sécurité (le cas échéant) | Les protocoles de sécurité doivent être clairement définis pour garantir la sécurité et la conformité de tous les acteurs sur le lieu de travail. Ils peuvent par exemple inclure des avertissements de danger, des exigences en matière d'EPI ou des règles d'accès au site. |
| Champs d'approbation et de signature | À des fins de responsabilisation, un bon de travail doit inclure l’approbation du superviseur et les notes du technicien pour vérifier que le travail a été effectué de manière satisfaisante. |
Le processus de commande de travail
Les bons de travail passent généralement par le processus en six étapes suivant :
Étape 1 : Identifier la tâche
Chaque tâche de maintenance commence lorsqu'un membre de l'équipe détecte un problème nécessitant une intervention. Il peut s'agir d'un membre du personnel qui remarque un problème ou d'un capteur qui déclenche une alerte. Parfois, il s'agit simplement d'un rappel de maintenance qui apparaît dans le système.
Étape 2 : Soumettre ou créer la demande
Une fois le problème identifié, il doit être enregistré. Si certaines entreprises utilisent encore des feuilles de calcul ou des formulaires papier, ces méthodes peuvent être lentes et complexes. Une approche efficace consiste à utiliser un système de gestion des bons de travail, où les équipes peuvent saisir rapidement une demande avec toutes les informations nécessaires en quelques clics.
Étape 3 : Prioriser et planifier
Après avoir enregistré la demande, l'équipe détermine le niveau d'urgence. Les problèmes de sécurité ou les pannes d'équipement critiques sont urgents et doivent être priorisés. Les autres tâches sont planifiées en fonction de la priorité, des ressources disponibles et de la charge de travail.
Étape 4 : Attribuer et exécuter la tâche
Les tâches sont ensuite attribuées au technicien concerné. Tous les détails pertinents lui sont fournis, notamment les réparations à effectuer, le lieu, les outils nécessaires, le délai d'intervention et toute autre instruction spécifique.
Étape 5 : Examiner et fermer la commande
Une fois la tâche terminée, elle est vérifiée afin de s'assurer que le technicien l'a exécutée de manière satisfaisante. Si tout s'est bien passé, le technicien ou le superviseur ajoute des notes finales et clôture l'ordre de travail. Si un problème persiste, l'ordre de travail peut être mis à jour ou rouvert.
Étape 6 : Analyser et documenter les résultats
Enfin, une fois l'ordre de travail clôturé, il devient une source précieuse d'informations. Il indique ce qui a été réparé, le temps nécessaire, les pièces détachées utilisées et si le problème se reproduit. En analysant ces informations, les équipes peuvent identifier des tendances, suivre leur performance et prendre des décisions importantes pour l'avenir.
Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des bons de travail
Passer de méthodes obsolètes, comme le papier, à un logiciel de gestion des bons de travail fait toute la différence. Voici quelques-uns de ses principaux avantages :
- Les informations importantes, telles que les bons de travail, les calendriers et l'historique de maintenance, sont stockées sur une plateforme centralisée.
- Fini les démarches administratives manuelles. Le processus d'approbation est rapide et fiable.
- La collaboration en équipe améliore la communication entre les équipes.
- Les superviseurs ont une vue claire de l'avancement des travaux, des retards et de ce qui a été réalisé en temps réel, le tout à partir d'un seul tableau de bord.
- Vous pouvez suivre les coûts de main-d'œuvre et de matériaux, ce qui facilite grandement la budgétisation et la planification.
- Cela rend le processus d’audit plus fluide puisque chaque travail est enregistré, organisé et prêt à être conforme.
- Vous pouvez générer instantanément des rapports pour suivre les performances, repérer les tendances récurrentes et prendre de meilleures décisions.
En quoi eWorkOrders Facilite la gestion des bons de travail
eWorkOrders Il ne s'agit pas seulement d'un simple suivi des tâches. C'est une solution complète de gestion de la maintenance à 360 degrés qui transforme la façon dont les équipes gèrent le travail, les projets, les actifs et la communication. Voici ce qui fait de nos services une solution révolutionnaire :
- Accessibilité mobile : Créez, mettez à jour et gérez des bons de travail où que vous soyez, directement depuis votre appareil mobile ou votre tablette.
- Détails détaillés de l'ordre de travail : Joignez des diagrammes, des photos, des fichiers, des schémas, des notes et des manuels afin que les techniciens disposent de tout ce dont ils ont besoin pour terminer le travail.
- Modèles personnalisables : Créez des ordres de travail en quelques secondes. Avec eWorkOrders modèles d'ordre de travail, vous n'avez pas besoin de partir de zéro.
- Conservez tous les documents pertinents : Téléchargez des factures, des devis, enregistrez les numéros de pièces et tout autre document essentiel directement dans chaque bon de travail.
- Communiquer avec les membres de l'équipe : Collaborez avec les membres de l’équipe et tenez tout le monde informé pour éviter les problèmes de communication.
- Gestion de l'inventaire: Sachez exactement quelles pièces sont en stock pour éviter les retards.
- Facilite la budgétisation et la planification : Suivi des temps d'arrêt, des heures de travail et des matériaux pour planifier les budgets et éviter les dépenses excessives.
- Rapports et KPI : Le système génère automatiquement des rapports avec des indicateurs clés, vous aidant à suivre l'efficacité, à identifier les modèles et à prendre des décisions basées sur les données.
Si vous souhaitez que la création et la gestion des bons de travail soient pratiques et rapides, vous devez leur donner eWorkOrders un essai. Assurez-vous de planifier une démo gratuiteLa gestion des réclamations liées à la maintenance est plus facile grâce à une gestion centralisée suivi des réclamations dans la GMAOPour une mise en œuvre plus fluide, consultez ces 10 conseils pratiques pour réussir votre GMAO.
Réflexions de clôture
Un système d'ordres de travail permet de suivre les tâches de maintenance. Finies les incertitudes et les retards. Avec les bons outils, comme eWorkOrders, vous ne résolvez pas seulement les problèmes, mais vous gagnez également du temps, réduisez les coûts et maintenez votre équipe synchronisée.
Questions fréquentes
Quel est un exemple d’ordre de travail ?
Un ordre de travail peut être aussi simple que de demander au technicien d'inspecter et de remplacer les filtres CVC du bâtiment, y compris le technicien désigné, les outils requis (filtres, échelles) et les marchepieds de sécurité (coupure de l'alimentation dans la première unité).
Quelle est la différence entre un bon de commande et un ordre de travail ?
Un bon de commande (BC) est une demande de biens ou de services formulée par un acheteur. Un bon de travail, quant à lui, détaille la tâche de maintenance, les ressources nécessaires, les coordonnées du technicien, etc.
Quelles sont les 5 fonctions principales d’un bon de travail ?
Les cinq principales fonctions d’un ordre de travail sont d’identifier et de décrire la tâche, d’attribuer la tâche au personnel approprié, d’allouer les ressources, de planifier et de suivre l’avancement des travaux, d’enregistrer la fin des travaux et de donner un retour d’information.
Quel est l’autre nom d’un ordre de travail ?
Un ordre de travail est également connu sous le nom d'ordre de maintenance, d'ordre de travail ou d'ordre de service.
