Demande de service Les arriérés de travail peuvent avoir un impact considérable sur l'efficacité opérationnelle et la productivité dans tous les secteurs. Cet article complet explore le concept d'arriéré de travail, ses méthodes de calcul et les stratégies efficaces pour le gérer. En comprenant et en traitant les arriérés de travail, les organisations peuvent rationaliser les processus, minimiser les retards et améliorer les performances globales.
Comprendre l’arriéré des bons de travail
Le backlog des ordres de travail fait référence à l'accumulation d'ordres de travail en attente ou non terminés au sein d'une organisation. Il se produit lorsque le nombre d'ordres de travail entrants dépasse la capacité à les terminer dans un délai donné. Les arriérés peuvent survenir pour diverses raisons, notamment :
- Limitations des ressources
- Pannes d'équipement inattendues
- Processus de travail inefficaces
Selon une étude réalisée par Plant Engineering, 53 % des professionnels de la maintenance ont déclaré que leur arriéré était supérieur à un mois, soulignant la prévalence de ce problème dans divers secteurs.
Comment calculez-vous les ordres de travail en attente ?
Pour calculer le retard des ordres de travail, vous devez déterminer le nombre d’ordres de travail en attente ou en attente d’achèvement. Cela peut être fait en soustrayant le nombre de bons de travail terminés du nombre total de bons de travail reçus sur une période spécifique. Par exemple:
Bon de travail en retard = Total des bons de travail reçus – Bons de travail terminés
Par exemple, si une organisation reçoit 100 bons de travail en un mois et en termine 75, le retard sera de :
Ordres de travail en attente = 100 – 75 = 25 ordres de travail
En suivant régulièrement cette mesure, les organisations peuvent obtenir un aperçu de l’étendue de leur arriéré et mesurer les progrès réalisés pour le réduire.
Stratégies de gestion des arriérés de commandes de travail
Prioriser et classer
Évaluer le retard et prioriser ordres de travail en fonction de l'urgence, de l'impact sur les opérations et de la criticité. Classez-les en :
- Ordres de travail à haut risque ayant un impact significatif sur les opérations quotidiennes
- Ordres de travail de priorité moyenne ayant moins d'impact sur les opérations quotidiennes
- Bons de travail à faible risque avec un impact minimal sur les opérations commerciales
Mettre en œuvre un système centralisé de gestion des bons de travail
Un système centralisé offre une plateforme unique pour la création, l'attribution, le suivi et la clôture des bons de travail5. Cette approche simplifiée élimine le besoin de systèmes disparates ou de processus manuels, réduisant ainsi le risque de mauvaise communication et de perte d'informations.
Optimiser l'allocation des ressources
Évaluez les ressources disponibles telles que la main-d'œuvre, l'équipement et le temps. Affectez efficacement les ressources en fonction de la priorité des bons de travail, en veillant à ce que les tâches critiques soient traitées rapidement.
Rationalisez le flux de travail
Identifiez les goulots d'étranglement ou les inefficacités du processus de travail qui contribuent à l'arriéré. Rationalisez les processus, éliminez les étapes inutiles et automatisez les tâches pour améliorer l'efficacité et réduire les retards.
Mettre en œuvre la maintenance préventive
Les stratégies de maintenance proactives peuvent contribuer à minimiser les pannes d'équipement et les retards de travail qui en découlent. Mettez en œuvre des plans de maintenance préventive pour identifier et résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent, réduisant ainsi les temps d'arrêt imprévus.
Mesure et amélioration continues
Examinez et évaluez régulièrement les causes sous-jacentes de tout retard de travail. Exploitez les informations basées sur les données pour identifier les domaines dans lesquels les processus, la répartition des ressources ou la gestion des flux de travail peuvent être optimisés. Les indicateurs clés de performance (KPI) importants à surveiller comprennent :
- Délais d'exécution des bons de travail
- Volume du carnet de commandes
- Coûts de maintenance
Le côté positif des retards dans les commandes de travail
Les retards dans les ordres de travail ne sont pas tous nécessairement préjudiciables aux organisations. Si un retard important peut indiquer des difficultés et des inefficacités opérationnelles, il est important de reconnaître que toutes les tâches du retard n'ont pas le même niveau d'urgence ou d'impact sur les opérations. Un retard gérable peut offrir une certaine flexibilité dans l'allocation des ressources, permettant aux organisations de se concentrer sur les tâches prioritaires et les besoins de maintenance urgents. Cependant, il est essentiel d'évaluer et de gérer régulièrement le retard, en veillant à ce que les ordres de travail critiques soient traités rapidement et que le retard ne s'accumule pas au point de nuire aux opérations et à la satisfaction des clients.
Le rôle des systèmes informatisés de gestion de la maintenance (GMAO)
Un système de GMAO est essentiel pour réduire les retards dans les commandes de travail et améliorer l'efficacité globale de la maintenance. Il offre la possibilité de :
- Optimiser la gestion des bons de travail
- Automatisez les tâches répétitives, réduisant ainsi l'effort manuel
- Faciliter une meilleure communication et coordination au sein de l'équipe
- Planifiez la maintenance préventive de manière proactive
- Fournissez des informations sur les données en temps réel ainsi que des fonctionnalités de reporting complètes
Conclusion
La gestion efficace des arriérés de commandes de travail est essentielle pour maintenir l'efficacité opérationnelle et améliorer les performances. En mettant en œuvre ces stratégies et en utilisant des logiciels de GMAO tels que eWorkOrders, les organisations peuvent mieux gérer les arriérés de bons de travail, augmenter la satisfaction des clients et atteindre l'excellence opérationnelle.
Il est important de noter que tous les retards ne sont pas néfastes. Un retard gérable offre une flexibilité dans l'allocation des ressources, permettant aux organisations de hiérarchiser les besoins de maintenance urgents et les tâches hautement prioritaires. Cependant, une évaluation continue est nécessaire pour maintenir un équilibre entre retards et efficacité.
En hiérarchisant les bons de travail, en optimisant les flux de travail et en allouant efficacement les ressources, les organisations peuvent réduire les arriérés de bons de travail, améliorer la productivité, réduire les coûts et améliorer les performances de maintenance globales.
Questions fréquemment posées sur le carnet de commandes
Qu’est-ce qui est considéré comme un arriéré de bons de travail sain ?
Un arriéré de travail sain représente généralement entre 2 et 4 semaines de travail. Cela fournit suffisamment de travail pour occuper les équipes sans les surcharger. Cependant, la taille idéale du backlog peut varier en fonction du secteur, de la taille de l'organisation et des ressources disponibles.
Comment eWorkOrders aider à gérer l'arriéré des bons de travail ?
eWorkOrders, un système de GMAO complet, offre plusieurs fonctionnalités pour gérer et réduire efficacement les arriérés de bons de travail :
1. Priorisation et catégorisation des bons de travail
2. Affectation efficace des ressources
3. Optimisation et automatisation du flux de travail
4. Planification de la maintenance préventive
5. Suivi et rapports en temps réel
6. Accès mobile pour les mises à jour sur le terrain
7. Mesures de performance et suivi des indicateurs clés de performance
Ces fonctionnalités permettent aux organisations de hiérarchiser les tâches critiques, de rationaliser les processus et de prendre des décisions basées sur les données, réduisant ainsi les arriérés et améliorant l'efficacité de la maintenance.
Comment puis-je réduire rapidement mon arriéré de bons de travail ?
Pour réduire rapidement l’arriéré :
1. Prioriser les tâches critiques
2. Augmenter temporairement les ressources (par exemple, les heures supplémentaires, les sous-traitants)
3. Rationaliser les processus pour accroître l'efficacité
4. Envisagez de reporter les tâches peu prioritaires
5. Mettre en place une GMAO pour une meilleure organisation et automatisation
Quelles sont les conséquences d’ignorer un arriéré croissant de bons de travail ?
Ignorer un arriéré croissant peut conduire à :
• Augmentation des temps d’arrêt des équipements
• Coûts de maintenance plus élevés
• Productivité réduite
• Risques pour la sécurité
• Diminution de la satisfaction des clients
• Augmentation du stress sur les équipes de maintenance
Comment la maintenance préventive affecte-t-elle l’arriéré des bons de travail ?
Une maintenance préventive efficace peut réduire considérablement l'arriéré des bons de travail en :
• Prévenir les pannes imprévues
• Prolongation de la durée de vie des équipements
• Permettant une meilleure planification et programmation des tâches de maintenance
• Réduire les réparations d’urgence qui perturbent les travaux prévus
