Encourager l'adoption par les employés de votre nouveau système de GMAO
Un système auquel personne ne se connecte ne produit aucune donnée, et un système sans données ne remplit aucune fonction pour laquelle il a été acheté. C'est un problème humain, pas un problème logiciel.
Dans un environnement commercial en constante évolution, les entreprises subissent une pression croissante pour rester à la pointe de la technologie. De ce fait, il est essentiel que les employés adoptent de nouveaux logiciels afin d'améliorer l'efficacité, la collaboration et la performance globale. Cependant, convaincre les employés d'utiliser ces nouveaux logiciels peut s'avérer complexe. Nombre d'entre eux peuvent être réticents au changement, mal comprendre les avantages du logiciel ou ne pas savoir comment l'utiliser correctement.
En tant qu'entreprise, votre succès repose sur l'adoption de ce nouveau logiciel par tous vos employés. Leur imposer son utilisation ne vous permettra pas d'en tirer pleinement parti. Les entreprises doivent comprendre les frustrations de leurs employés et élaborer des stratégies pour répondre à leurs préoccupations et les inciter à adopter le nouveau logiciel afin de rester compétitives et d'atteindre les objectifs de l'entreprise.
Avec la bonne approche, les entreprises peuvent aider leurs employés à surmonter leurs frustrations et à adopter avec succès les nouveaux logiciels. Il est important qu'elles instaurent une culture qui favorise le changement et qu'elles reconnaissent que ce processus peut être difficile pour les employés. Leur fournir les ressources nécessaires, le soutien et une communication claire peut faciliter la transition et augmenter les chances de réussite de l'adoption.
Pour rendre la transition aussi simple que possible, nous avons compilé quelques conseils rapides pour vous aider à comprendre les problèmes et comment vous pouvez inciter votre équipe à commencer à utiliser des logiciels tels que GMAO ou d'autres solutions logicielles.
L'engagement des employés commence par la direction
En tant que chef d'entreprise, vous avez deux objectifs principaux :
- Mettez en œuvre des processus qui suivront la technologie, développeront l’entreprise, rationaliseront les processus et fourniront un environnement sûr, propre et agréable aux employés.
- Offrez un excellent employé expérience pour éviter la frustration des employés.
Sélection du logiciel
Vous savez que vous allez remplacer ou implémenter un nouveau système logiciel. Chacun a ses propres idées sur ce qu'il souhaite, ce qu'il n'aimerait pas ou ce qu'il considère comme des fonctionnalités intéressantes. Si vous interrogez 50 personnes sur leurs souhaits, vous obtiendrez des centaines d'idées. Cette étape est importante pour déterminer les besoins réels, les besoins futurs prévus avec la croissance de l'entreprise, la flexibilité du logiciel et, bien sûr, les fonctionnalités essentielles. budget.
Communications
- Avant de choisir une équipe de sélection de logiciels, vous devez établir des communications permettant aux équipes de connaître votre buts et objectifs.
- Engagez les bonnes personnes dans le processus de sélection. L'équipe sélectionnée doit comprendre des membres qui utilisent le logiciel aujourd'hui ou qui l'utiliseront. Ces membres de l'équipe principale devraient également organiser leurs réunions départementales avec la participation de leurs équipes individuelles qui l'utiliseront.
Créer une liste de contrôle
Le ci-dessous checklist est un guide pour vous aider à choisir le logiciel adapté à votre organisation.
Première étape : Identifiez vos besoins
Les membres principaux de l'équipe doivent collaborer avec leurs équipes pour déterminer les fonctionnalités spécifiques nécessaires. Les équipes doivent être réalistes et tenir compte du budget limité.
- Nécessaire: Des choses dont ils ne peuvent pas se passer.
- Avenir: Des outils que vous n'utilisez pas actuellement, mais qui deviendraient un atout précieux pour l'entreprise à mesure qu'elle se développera. Par exemple, pour un système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO), la cartographie des actifs permettrait de visualiser vos équipements et vos ordres de travail sur une carte.
- Agréable à avoir : Ce sont des choses qu'il serait agréable d'avoir, mais vous pouvez toujours les ajouter à votre liste au cas où le fournisseur proposerait un forfait incluant ces fonctionnalités.
Une fois cette liste affinée, communiquée, discutée et convenue, vous êtes prêt à passer à l’étape suivante.
Deuxième étape : Recherche
Vous trouverez ci-dessous une liste de base qui peut être intégrée aux plans de votre organisation, car chaque organisation a ses propres spécifications et exigences.
- Recherchez différentes options auprès de différents fournisseurs et comparez leurs fonctionnalités, leurs prix et leurs avis.
- Vérifiez la compatibilité avec les logiciels existants.
- Pensez à l’évolutivité.
- Recherchez une interface conviviale : assurez-vous que le logiciel soit facile à utiliser et à parcourir pour les employés.
- Vérifier compatibilité mobile.
- Vérifiez le support du fournisseur.
- Vérifier la sécurité des données.
- Considérer l'intégration avec d’autres outils et plateformes.
- Tenez compte du coût des différentes fonctionnalités. C'est là que les listes que vous avez créées s'avèrent utiles : fonctionnalités nécessaires immédiatement, futures ou simplement souhaitables. Vous souhaitez que le logiciel prenne en charge toutes ces fonctionnalités, mais vous devez également connaître auprès des fournisseurs les coûts supplémentaires qui y sont associés, tant maintenant que dans le futur.
- Demandez une démonstration du logiciel. C'est important : exigez une démonstration en direct. Préparez votre liste de questions et de fonctionnalités.
Comprendre pourquoi les employés ont du mal à s'adapter aux nouveaux logiciels
La résistance au changement peut être un problème courant lors de l’introduction de nouveaux logiciels ou processus dans une organisation.
Je suis certain qu'il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les employés rechignent à utiliser de nouveaux logiciels, mais voici quelques-unes des plus courantes. Bien sûr, il y aura toujours une personne qui restera inflexible, et il sera impossible de la faire changer d'avis. Rencontrer les employés et bien comprendre leurs ressentis vous permettra d'aborder les problèmes et d'élaborer une stratégie avantageuse pour tous.
Résistance au changement
Pour diverses raisons, les employés peuvent être réticents au changement lorsqu'il s'agit d'adopter de nouvelles software. La peur de l'inconnu est une explication courante. Les employés peuvent ne pas vouloir changer leurs routines et habitudes actuelles parce qu’ils ne sont pas à l’aise d’apprendre quelque chose de nouveau. Les employés peuvent également s'inquiéter de l'impact du nouveau logiciel sur leurs rôles et leur charge de travail, ainsi que de la manière dont cela affectera leur sécurité d'emploi. Les employés peuvent également être réticents au changement en raison d'un manque de compréhension du avantages du nouveau logiciel Ils pourraient ne pas en percevoir l'utilité et ne pas être motivés pour l'apprendre. De plus, les employés pourraient hésiter au changement par manque de confiance en leur capacité à maîtriser un nouveau logiciel ; ils pourraient se sentir dépassés ou manquer d'assurance, ce qui les rendrait moins enclins à l'essayer.
Un nouveau logiciel remplacera leur emploi
Un employé peut avoir l’impression qu’un nouveau logiciel remplacera son travail pour diverses raisons. Une des raisons pourrait être un manque de compréhension de l’objectif et de la fonction du logiciel. Si un employé ne comprend pas comment le logiciel l’aidera dans son rôle actuel ou comment il améliorera son travail, il sera plus susceptible de croire qu’il remplacera son emploi.
Une autre raison pourrait être qu'ils ont déjà vécu des situations similaires où l'introduction de nouvelles technologies a entraîné des suppressions d'emplois. Cela peut les rendre plus méfiants vis-à-vis du nouveau logiciel et les inciter à craindre qu'il ne remplace leur travail.
Manque de compréhension
Les employés qui ne maîtrisent pas un nouveau logiciel sont moins susceptibles de l'utiliser pour diverses raisons. Le principal problème réside dans la difficulté et la frustration que peut engendrer une méconnaissance du logiciel, source de découragement et de réticence. De plus, une mauvaise utilisation peut nuire à leur productivité et les amener à penser que le logiciel n'en vaut pas la peine. La peur de l'erreur et le manque de confiance en leurs capacités peuvent également les dissuader d'utiliser le logiciel, entraînant une perte de productivité. Enfin, la résistance au changement, notamment face à un logiciel nouveau et inconnu, peut jouer un rôle.
Manque de formation et de soutien
Manque de formation et soutien L'absence de formation et d'outils adéquats peut constituer un frein important à l'adoption de nouveaux logiciels par les employés. Ces derniers peuvent se sentir dépassés et incertains quant à leur utilisation s'ils ne sont pas formés et ne savent pas comment s'en servir. Il peut en résulter de l'insatisfaction et un manque de confiance en leurs capacités, les incitant parfois à refuser d'utiliser le logiciel. Sans formation suffisante, les employés sont plus susceptibles de commettre des erreurs et d'éprouver des difficultés à accomplir correctement leurs tâches, ce qui entraîne une baisse de productivité. Un manque de soutien peut les isoler et les décourager davantage. Sans assistance continue, ils peuvent avoir du mal à gérer les problèmes ou les questions qui surviennent et ne pas exploiter pleinement le potentiel du logiciel. Le manque de formation et de soutien crée un environnement où les employés ne se sentent ni préparés ni encouragés à utiliser le nouveau logiciel, ce qui conduit à une diminution de son utilisation et à une mise en œuvre moins réussie.
Complexité
L'adaptation à un nouveau logiciel peut représenter un défi de taille pour les employés. Certains logiciels sont complexes et difficiles à utiliser, ce qui complique la compréhension de leur fonctionnement et l'accès aux informations nécessaires. Cette complexité peut décourager les utilisateurs et entraîner un manque d'engagement. Si le logiciel n'est pas convivial et intuitif, son utilisation risque d'être moins fréquente, car la navigation peut s'avérer fastidieuse et frustrante. Il est donc essentiel de veiller à ce que le logiciel soit développé en privilégiant la convivialité, en le rendant aussi simple d'utilisation et de navigation que possible pour les employés, afin de favoriser son adoption. Prenez le temps d'assister à une démonstration en direct des fonctionnalités que vous comptez utiliser.
Inconvénient
Les employés peuvent se montrer réticents à adopter un nouveau logiciel s'il n'est pas intégré à leurs méthodes de travail quotidiennes, car sa compréhension et son utilisation exigent un effort et un temps supplémentaires. Ils peuvent estimer bien maîtriser leurs processus et outils actuels et ne voir aucune raison de changer. Ils peuvent également hésiter à passer à un nouveau logiciel s'il n'apporte pas d'améliorations ou d'avantages significatifs par rapport aux outils qu'ils utilisent actuellement.
Peur de l'échec
Le changement peut être difficile et déstabilisant, et les employés peuvent craindre de ne pas maîtriser le nouveau logiciel. Cette inquiétude peut provenir d'un manque de confiance en leurs propres capacités d'apprentissage ou d'une méfiance envers le logiciel lui-même. Ils peuvent craindre de commettre des erreurs ou de ne plus être aussi performants. Cette crainte peut les amener à éviter complètement le nouveau logiciel ou à l'utiliser très rarement, ce qui nuit à leur productivité et à celle du logiciel lui-même. Il est donc essentiel que la direction fournisse une formation adéquate, un soutien approprié et une communication claire afin d'apaiser ces craintes et d'aider les employés à adopter le nouveau logiciel avec succès.
Manque d'incitations
Les employés peuvent ne pas être motivés à consacrer le temps et les efforts nécessaires à l’apprentissage d’un nouveau logiciel s’ils ne voient aucun avantage à l’utiliser. Les employés peuvent ne pas reconnaître la nécessité d'utiliser le logiciel s'il n'est pas directement lié à leurs activités professionnelles ou s'il n'a pas d'influence immédiate sur leur rendement au travail. Ils ne seront peut-être pas motivés à abandonner leur logiciel actuel si le programme n’augmente pas leur productivité globale ou leur satisfaction au travail. La direction doit décrire clairement les avantages du nouveau logiciel et la manière dont il améliorera les processus de travail et les performances pour encourager son adoption.
Les vieilles habitudes ont la vie dure
Cela peut constituer un obstacle important à l’adoption de nouveaux logiciels par les employés. Les gens sont des créatures d’habitudes et ils peuvent avoir du mal à changer leur façon de travailler depuis longtemps. Ils peuvent être à l’aise avec les logiciels et les processus qu’ils utilisent actuellement, et l’idée de devoir apprendre et utiliser de nouveaux logiciels peut être accablante et intimidante.
Stratégies pour encourager l'adoption par les employés
La technologie joue un rôle de plus en plus important dans les entreprises et les secteurs d'activité de toutes tailles. Les employés formés initialement sur des systèmes plus anciens ou découvrant un environnement de travail hautement technologique peuvent avoir du mal à suivre le rythme, voire refuser d'utiliser les nouvelles technologies. Fournir à vos employés les ressources nécessaires pour apprendre et utiliser ces nouvelles technologies est bénéfique pour tous.
Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour présenter efficacement les nouveaux logiciels aux membres de votre équipe.
- Comprenez leurs préoccupations et leurs objections.
- Une fois que vous avez compris le point de vue de l'employé, vous pouvez répondre à ses préoccupations et mettre en place un plan pour travailler avec lui et l'inciter à s'engager.
- Fournissez des raisons claires et convaincantes expliquant en quoi le nouveau logiciel leur sera bénéfique. Une approche possible consiste à communiquer les avantages concrets qu'il apportera à leur performance et à leurs processus de travail, tels qu'une efficacité accrue, une meilleure précision et une collaboration renforcée.
- Fournir une formation et un soutien complets pour les aider à se sentir à l'aise et en confiance avec le logiciel. Certains fournisseurs de GMAO, tels que eWorkOrders fournir un enregistrement de leur formation session, ainsi que d’autres vidéos d’aide, écrans d’aide et support technique.
- Offrez-leur un mentor qui pourra travailler avec eux pour les aider à comprendre le logiciel et soulager certaines de leurs frustrations. Il est plus facile d'écouter un collègue que de déranger la direction.
- Impliquez-les dans processus de mise en œuvre, par exemple en testant le logiciel et en fournissant des commentaires. Cela peut les aider à se sentir plus impliqués dans le changement et motivés à utiliser le nouveau logiciel.
- Tenez compte de l'impact du changement sur les rôles et la charge de travail des employés et effectuez les ajustements nécessaires pour que la transition se déroule le plus harmonieusement possible.
- Pour éviter que les nouveaux logiciels ne suppriment des emplois, la direction doit analyser leur impact sur les effectifs avant leur mise en œuvre. Cela permettra à l'entreprise d'identifier les postes potentiellement menacés et d'adapter son plan en conséquence.
- Expliquez clairement l'objectif et le fonctionnement du logiciel. Soulignez comment il les aidera dans leurs fonctions actuelles et rendra leur travail plus efficace, plutôt que de remplacer leur emploi.
- L'automatisation peut parfois entraîner la disparition de certains emplois, mais elle crée aussi de nouvelles opportunités et de nouveaux rôles qui requièrent de nouvelles compétences. Il est donc judicieux d'établir un plan à long terme pour gérer ces changements.
- Mettez en place un programme de recyclage qui permettra aux employés d'acquérir de nouvelles compétences et connaissances utiles pour leurs futures fonctions au sein de l'organisation. Cela contribuera à renforcer leur sentiment de sécurité au travail.
- Fournissez des informations claires et concises sur le logiciel : expliquez comment il les aidera dans leurs fonctions actuelles et comment il améliorera leur travail.
- Mettez en place un canal de communication ouvert : offrez aux employés un espace où ils peuvent poser des questions et échanger avec leurs collègues au sujet du logiciel. Ces échanges et discussions entre pairs contribuent à réduire les frustrations. La direction devrait participer à ce groupe afin d’identifier les problèmes à résoudre et de garantir que les employés maîtrisent le logiciel.
- Créez une culture positive autour de la technologie et du changement : instaurez un environnement où les employés se sentent soutenus et encouragés à apprendre les nouvelles technologies. Ainsi, ils seront plus enclins à avoir une attitude positive envers les nouveaux logiciels et plus disposés à les maîtriser.
- Montrez le logiciel en action. Demandez à un technicien expérimenté de démontrer comment cela améliorera le processus de travail et facilitera son travail.
Amener les employés à adopter de nouveaux logiciels peut être une tâche difficile, car cela nécessite un changement dans leurs habitudes et leurs méthodes de travail. Pour augmenter les chances d'une adoption réussie, il est important d'impliquer les employés dans le processus, de fournir une formation et une assistance, de rendre le logiciel facile à utiliser, d'encourager l'adoption, de montrer l'exemple, de montrer les résultats en temps réel, de répondre aux préoccupations et d'identifier les causes profondes. de résistance au changement. De plus, il est important de communiquer le avantages. du logiciel et comment il aidera les employés dans leurs tâches quotidiennes pour qu'ils se sentent davantage investis dans le processus. En suivant ces stratégies, les entreprises peuvent permettre à leurs employés d'adopter de nouveaux logiciels et d'obtenir les résultats souhaités.
Investissez dans vos employés
Vos employés sont votre atout le plus précieux, et une fois qu’ils verront combien vous investissez en eux, ils continueront à apporter de la valeur.
Pour bien gérer votre personnel, vous devez considérer les choses du point de vue de vos employés. Chaque employé est différent et nécessite une approche différente en matière de gestion et de formation.
Investir dans votre équipe est essentiel pour lui permettre d'adopter efficacement les nouveaux logiciels et technologies. Cela peut inclure la formation et l'assistance pour les nouveaux logiciels, voire des formations de remise à niveau sur les logiciels existants, ainsi que la création d'un environnement de travail positif et stimulant. En investissant dans votre équipe, vous lui fournissez les ressources et le soutien nécessaires à sa réussite, ce qui se traduira par une productivité accrue et une plus grande satisfaction au travail. Cet investissement contribue également à instaurer un climat de confiance et de fidélité, encourageant ainsi l'adoption de nouveaux logiciels et technologies et l'ouverture au changement. En définitive, investir dans votre équipe est une décision stratégique judicieuse qui portera ses fruits à long terme grâce à l'amélioration des performances, la fidélisation des employés et leur satisfaction.
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Foire aux questions sur l'adoption de la GMAO par les employés
Comment impliquer les collaborateurs dans l’utilisation de la nouvelle GMAO ?
Pour accroître l'adoption par les employés, il est crucial de souligner les avantages et la facilité d'utilisation du système de GMAO. Décrivez comment cela rendra leurs tâches quotidiennes plus faciles et plus efficaces. Maintenir une communication ouverte, impliquer les employés dans le processus de sélection et de formation et répondre à leurs préoccupations. Offrez une formation continue grâce à diverses méthodes telles que des sessions pratiques, des vidéos et des webinaires.
Comment puis-je surmonter la résistance au changement ?
La résistance au changement est fréquente lors de la mise en place d'un nouveau logiciel. Pour y remédier, il est essentiel d'obtenir l'adhésion de la direction, qui pourra ensuite promouvoir l'adoption du système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO). Il convient de communiquer clairement les raisons de ce changement et les avantages du nouveau système. Il est recommandé de commencer par un groupe pilote avant de déployer le système auprès de toute l'équipe afin d'identifier et de résoudre rapidement les problèmes.
Comment puis-je répondre aux préoccupations des employés concernant la GMAO ?
Soyez attentif aux préoccupations et aux doutes des employés concernant l'utilisation du nouveau système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO). Menez des enquêtes ou des séances de recueil d'avis pour comprendre leurs points de vue. Ensuite, répondez en détail à leurs objections en expliquant comment le logiciel peut résoudre ces problèmes et améliorer leur efficacité. Consacrer du temps à répondre à leurs préoccupations favorisera une meilleure adoption du système.
Qui devrait faire partie de l'équipe de sélection des logiciels ?
Les personnes qui utilisent le logiciel aujourd'hui ou l'utiliseront demain. Ces membres de l'équipe devraient également animer leurs propres réunions de service avec leurs collaborateurs, afin que les besoins exprimés reflètent la réalité du terrain plutôt que les attentes du bureau.
Quelle est la raison la plus fréquente de l'échec d'une mise en œuvre de CMMS ?
Les techniciens ne l'utilisent pas. Tous les autres avantages (rapports, planification, analyse des coûts) dépendent des données, et ces données dépendent des connexions des utilisateurs. C'est pourquoi il est préférable de planifier l'adoption avant la mise en service plutôt que de corriger les problèmes après coup.
Laissez vos techniciens le tester
Le meilleur test d'adoption consiste à observer l'un de vos techniciens clôturer un ordre de travail sur son téléphone, sans aucune aide. Demandez-le lors de la démonstration.
