Les entreprises subissent une pression croissante pour rester à la pointe des dernières technologies dans un environnement commercial en évolution rapide. En conséquence, les employés ont de plus en plus besoin d'adopter de nouveaux logiciels afin d'améliorer l'efficacité, la collaboration et les performances globales. Cependant, convaincre les employés d’utiliser un nouveau logiciel peut s’avérer difficile. De nombreux employés peuvent être réticents à changer, avoir une mauvaise compréhension des avantages du logiciel ou ne pas savoir comment l'utiliser correctement. En tant qu'entreprise, votre réussite dépend de l'adoption de ce nouveau logiciel par tous vos employés. Leur dire simplement qu'ils doivent le faire ne vous donnera pas l'avantage de permettre aux travailleurs de l'utiliser à son plein potentiel. Les entreprises doivent comprendre les frustrations des employés, créer des stratégies pour répondre à leurs préoccupations et trouver des moyens d'inciter les employés à adopter de nouveaux logiciels afin qu'ils puissent rester compétitifs et atteindre les objectifs de l'entreprise.
Avec la bonne approche, les entreprises peuvent aider leurs employés à surmonter leurs frustrations et à adopter avec succès de nouveaux logiciels. Il est important pour les entreprises de créer une culture qui s'ouvre au changement et de reconnaître que cela peut être un processus difficile pour les employés. Leur fournir les ressources, le soutien et une communication claire peuvent faciliter la transition et augmenter les chances de réussite. adoption.
Pour rendre la transition aussi simple que possible, nous avons compilé quelques conseils rapides pour vous aider à comprendre les problèmes et comment vous pouvez inciter votre équipe à commencer à utiliser des logiciels tels que GMAO ou d'autres solutions logicielles.
L'engagement des employés commence par la direction
En tant que Business Owner, vous avez deux objectifs principaux :
- Mettez en œuvre des processus qui suivront la technologie, développeront l’entreprise, rationaliseront les processus et fourniront un environnement sûr, propre et agréable aux employés.
- Offrez un excellent employé expérience pour éviter la frustration des employés.
Sélection du logiciel
Vous savez que vous allez remplacer ou mettre en œuvre un nouveau système logiciel. Chacun a ses propres idées sur ce qu’il aimerait, ce qu’il n’aimerait pas ou ce qu’il est agréable d’avoir. Si vous demandez à 50 personnes ce qu’elles veulent, vous obtiendrez des centaines d’idées. Cette étape est importante pour déterminer ce qui est réellement nécessaire, ce dont vous pensez avoir besoin à mesure que l'entreprise se développe, la flexibilité du logiciel et bien sûr le budget.
Communications
- Avant de choisir une équipe de sélection de logiciels, vous devez établir des communications permettant aux équipes de connaître votre buts et objectifs).
- Engagez les bonnes personnes dans le processus de sélection. L'équipe sélectionnée doit comprendre des membres qui utilisent le logiciel aujourd'hui ou qui l'utiliseront. Ces membres de l'équipe principale devraient également organiser leurs réunions départementales avec la participation de leurs équipes individuelles qui l'utiliseront.
Créer une liste de contrôle
Le ci-dessous checklist est un guide pour vous aider à choisir le logiciel adapté à votre organisation :
Première étape: Identifiez vos besoins : Les membres de l'équipe principale doivent collaborer avec leurs équipes pour déterminer les fonctionnalités et les besoins spécifiques. Les équipes doivent être réalistes et conscientes du budget à ne pas dépasser.
- Nécessaire : des choses sans lesquelles ils ne peuvent pas vivre.
- Futur : éléments que vous n'utilisez pas actuellement, mais qui constitueraient un atout précieux à mesure que l'entreprise se développe. Pour la GMAO, peut-être Asset Mapping pour pouvoir visualiser vos actifs et vos bons de travail sur une carte.
- Agréable à avoir : ce sont des choses qui seraient agréables à avoir, mais vous pouvez toujours les mettre sur votre liste au cas où le fournisseur proposerait un package incluant ces fonctionnalités.
- .Une fois cette liste affinée, communiquée, discutée et convenue, vous êtes prêt à passer à l’étape suivante.
Deuxième étape: Recherche
Vous trouverez ci-dessous une liste de base qui peut être intégrée aux plans de votre organisation, car chaque organisation a ses propres spécifications et exigences.
- Recherchez différentes options auprès de différents fournisseurs et comparez leurs fonctionnalités, leurs prix et leurs avis.
- Vérifiez la compatibilité avec les logiciels existants.
- Pensez à l’évolutivité.
- Recherchez une interface conviviale : assurez-vous que le logiciel est facile à naviguer et à utiliser pour les milliers d'employés.
- Vérifier compatibilité mobile.
- Vérifiez le support du fournisseur.
- Vérifier la sécurité des données.
- Considérer l'intégration avec d’autres outils et plateformes.
- Considérez le coût des différentes fonctionnalités. C'est là que les listes que vous avez créées sont utiles. de (en avoir besoin maintenant, dans le futur ou agréable à avoir). Vous voulez que le logiciel prenne en charge tout cela, mais vous devez également connaître les coûts « supplémentaires » qui y sont associés, maintenant et à l’avenir, auprès des fournisseurs.
- Démo du logiciel. Ceci est important pour obtenir une démo en direct. Entrez avec votre liste de questions et de fonctionnalités.
Comprendre pourquoi les employés ont du mal à s'adapter aux nouveaux logiciels
La résistance au changement peut être un problème courant lors de l’introduction de nouveaux logiciels ou processus dans une organisation.
Je suis sûr qu'il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les employés ne veulent pas s'adapter à l'utilisation de nouveaux logiciels, mais ceci constitue un début sur certaines des raisons les plus courantes pour lesquelles ils ne veulent pas s'adapter à de nouveaux logiciels. Bien sûr, il se peut qu’il y ait une personne qui ne changera jamais, et il est impossible de changer d’avis. Rencontrer les employés et bien comprendre ce qu’ils ressentent peut vous aider à discuter des enjeux et à élaborer une stratégie qui soit bénéfique pour vous deux.
Résistance au changement: Pour diverses raisons, les employés peuvent être réticents au changement lorsqu'il s'agit d'adopter de nouvelles software. La peur de l'inconnu est une explication courante. Les employés peuvent ne pas vouloir changer leurs routines et habitudes actuelles parce qu’ils ne sont pas à l’aise d’apprendre quelque chose de nouveau. Les employés peuvent également s'inquiéter de l'impact du nouveau logiciel sur leurs rôles et leur charge de travail, ainsi que de la manière dont cela affectera leur sécurité d'emploi. Les employés peuvent également être réticents au changement en raison d'un manque de compréhension du avantages du nouveau logiciel, ils n’en voient peut-être pas la nécessité et ne sont peut-être pas motivés à l’apprendre. De plus, les employés peuvent être réticents au changement parce qu'ils n'ont pas confiance dans leur capacité à appréhender les nouveaux logiciels ; ils peuvent se sentir dépassés ou peu sûrs d’eux-mêmes, ce qui les rend moins disposés à l’essayer.
Un nouveau logiciel remplacera leur travail. Un employé peut avoir l’impression qu’un nouveau logiciel remplacera son travail pour diverses raisons. Une des raisons pourrait être un manque de compréhension de l’objectif et de la fonction du logiciel. Si un employé ne comprend pas comment le logiciel l’aidera dans son rôle actuel ou comment il améliorera son travail, il sera plus susceptible de croire qu’il remplacera son emploi.
Une autre raison peut être qu'ils ont été témoins de situations similaires dans le passé, où de nouvelles technologies ont été introduites et des emplois ont été supprimés, ce qui peut les rendre plus inquiets à l'égard du nouveau logiciel et plus susceptibles de penser qu'il remplacera leur emploi.
Manque de compréhension: Les employés qui ne comprennent pas les nouveaux logiciels peuvent être moins susceptibles de les utiliser pour diverses raisons. Le principal problème est que les employés peuvent trouver le logiciel difficile et frustrant à utiliser s’ils ne le comprennent pas, ce qui entraîne des sentiments de découragement et un manque de volonté d’utiliser le logiciel. De plus, si les employés ne comprennent pas comment utiliser le logiciel efficacement, ils risquent de ne pas être en mesure de faire leur travail aussi efficacement qu'ils le pourraient, ce qui les amènera à croire que le logiciel n'en vaut pas la peine. De plus, la peur des employés de commettre des erreurs et le manque de confiance dans leurs capacités à utiliser le logiciel peuvent les dissuader de l'utiliser, entraînant une perte de productivité. En outre, la résistance au changement, surtout s’il s’agit d’un logiciel nouveau et peu familier, peut également jouer un rôle dans le refus des employés d’utiliser le logiciel.
Manque de formation et de soutien : Manque de formation et soutien peut constituer un obstacle important pour les employés souhaitant utiliser de nouveaux logiciels. Les employés peuvent se sentir dépassés et ne pas savoir comment utiliser un logiciel s'ils ne reçoivent pas la formation et les outils appropriés pour le comprendre et l'utiliser efficacement. Cela peut entraîner une insatisfaction et un manque de confiance dans leur capacité à utiliser le logiciel, les poussant à refuser de l'utiliser. De plus, sans formation suffisante, les employés sont plus susceptibles de commettre des erreurs et d’avoir du mal à accomplir correctement leur travail, ce qui entraîne une baisse de productivité. De plus, un manque de soutien peut amener les employés à se sentir seuls et ignorés, ce qui les décourage davantage d'utiliser le logiciel. Les employés peuvent avoir du mal à gérer les problèmes ou les questions qui surviennent s'ils n'ont pas accès à une assistance et à un support continus, et ils peuvent ne pas être en mesure d'utiliser tout le potentiel du logiciel. le manque de formation et de soutien peut créer un environnement dans lequel les employés ne se sentent pas équipés ou encouragés à utiliser le nouveau logiciel, ce qui entraîne une diminution de son utilisation et une mise en œuvre moins réussie.
Complexité: Les employés peuvent être confrontés à des défis importants lorsqu'il s'agit de s'adapter à de nouveaux logiciels. Certains logiciels sont complexes et difficiles à utiliser, ce qui rend difficile pour les employés de comprendre comment les utiliser et d'obtenir les informations nécessaires dont ils ont besoin. La complexité du système peut décourager les utilisateurs, entraînant un manque d'engagement. Si le logiciel n’est pas convivial et intuitif, les utilisateurs seront peut-être moins susceptibles de l’utiliser car sa navigation prend du temps et est frustrante. Par conséquent, il est essentiel de s’assurer que le logiciel est développé dans un souci de convivialité, en le rendant aussi simple que possible à utiliser et à naviguer pour les employés, afin d’augmenter les chances d’adoption. Prenez le temps de parcourir une démo en direct des fonctions que vous comptez utiliser.
Inconvénient: Les employés peuvent être réticents à adopter un nouveau logiciel s'il n'est pas intégré à leur flux de travail quotidien, car la compréhension et l'utilisation d'un nouveau logiciel nécessitent des efforts et du temps supplémentaires. Ils peuvent croire qu’ils ont une bonne compréhension de leurs processus et outils actuels et ne voir aucune raison de changer. Les employés peuvent être réticents à passer à un nouveau logiciel s'il n'apporte pas d'améliorations ou d'avantages significatifs par rapport aux outils qu'ils utilisent actuellement.
Peur de l'échec: Le changement peut être difficile et accablant, et les employés peuvent craindre de ne pas pouvoir utiliser le nouveau logiciel de manière efficace ou efficiente. Cette préoccupation peut provenir d’un manque de confiance dans leurs propres capacités à apprendre de nouvelles choses ou d’un manque de confiance dans le nouveau logiciel. Ils peuvent avoir peur de commettre des erreurs ou de ne pas être en mesure de faire leur travail aussi bien qu’avant. Cette crainte peut amener les employés à éviter complètement le nouveau logiciel ou à l'utiliser avec parcimonie, impactant ainsi leur productivité et la productivité globale du nouveau logiciel. Il est important que la direction fournisse une formation adéquate, un soutien et une communication claire pour atténuer ces craintes et aider les employés à adopter de nouveaux logiciels avec succès.
Manque d'incitations : Les employés peuvent ne pas être motivés à consacrer le temps et les efforts nécessaires à l’apprentissage d’un nouveau logiciel s’ils ne voient aucun avantage à l’utiliser. Les employés peuvent ne pas reconnaître la nécessité d'utiliser le logiciel s'il n'est pas directement lié à leurs activités professionnelles ou s'il n'a pas d'influence immédiate sur leur rendement au travail. Ils ne seront peut-être pas motivés à abandonner leur logiciel actuel si le programme n’augmente pas leur productivité globale ou leur satisfaction au travail. La direction doit décrire clairement les avantages du nouveau logiciel et la manière dont il améliorera les processus de travail et les performances pour encourager son adoption.
Les vieilles habitudes ont la vie dure: Cela peut constituer un obstacle important à l’adoption de nouveaux logiciels par les employés. Les gens sont des créatures d’habitudes et ils peuvent avoir du mal à changer leur façon de travailler depuis longtemps. Ils peuvent être à l’aise avec les logiciels et les processus qu’ils utilisent actuellement, et l’idée de devoir apprendre et utiliser de nouveaux logiciels peut être accablante et intimidante.
Stratégies pour encourager les employés
La technologie continue de jouer un rôle de plus en plus important dans les entreprises et les industries de toutes tailles. Les employés qui ont été initialement formés sur des systèmes plus anciens ou qui débutent dans un lieu de travail de haute technologie peuvent avoir du mal à suivre, voire éviter d'utiliser la nouvelle technologie. Donner à vos employés les ressources dont ils ont besoin pour apprendre et utiliser les nouvelles technologies profite à tous.
Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour présenter efficacement les nouveaux logiciels aux membres de votre équipe.
- Comprenez leurs préoccupations et leurs objections.
- Une fois que vous avez compris le point de vue de l'employé, vous pouvez répondre à ses préoccupations et mettre en place un plan pour travailler avec lui et l'inciter à s'engager.
- Vous devez également expliquer clairement et de manière convaincante pourquoi le nouveau logiciel leur sera bénéfique. Une approche consiste à communiquer les avantages spécifiques qu'il apportera à leurs performances et à leurs processus de travail, tels qu'une efficacité accrue, une précision accrue et une collaboration renforcée.
- Une autre approche consiste à fournir une formation et une assistance complètes pour les aider à se sentir à l'aise et en confiance dans l'utilisation du logiciel. Certains fournisseurs de GMAO comme eWorkOrders fournir un enregistrement de leur formation session, ainsi que d’autres vidéos d’aide, écrans d’aide et support technique.
- Offrez-leur un mentor qui pourra travailler avec eux pour les aider à comprendre le logiciel et soulager certaines de leurs frustrations. Il est plus facile d'écouter un collègue que de déranger la direction.
- Impliquez-les dans processus de mise en œuvre, comme tester et fournir des commentaires. Cela peut les aider à se sentir davantage investis dans le changement et motivés à utiliser le nouveau logiciel.
- Il est également important de prendre en compte l'impact du changement sur les rôles et la charge de travail des employés et de procéder aux ajustements nécessaires pour garantir que la transition se déroule le mieux possible.
- Pour garantir que les nouveaux logiciels ne remplaceront pas la gestion des emplois, il faut analyser l'impact du logiciel sur la main-d'œuvre avant sa mise en œuvre. Cela permettra à l'entreprise de voir si des emplois pourraient être menacés et de planifier en conséquence.
- Une façon de garantir que le nouveau logiciel ne remplacera pas le travail des employés est de leur communiquer clairement l'objectif et la fonction du logiciel. Insistez sur la manière dont cela les aidera dans leurs rôles actuels et rendra leur travail plus efficace et efficient, plutôt que de remplacer entièrement leur emploi.
- Il est important de noter que, dans certains cas, l'automatisation peut entraîner le remplacement de certains emplois, mais elle crée également de nouvelles opportunités et de nouveaux rôles qui nécessitent de nouvelles compétences. C'est une bonne idée d'avoir un plan à long terme pour gérer ces changements.
- C'est également une bonne idée d'inclure un programme de recyclage qui aidera les employés à acquérir de nouvelles compétences et connaissances qui seront bénéfiques pour leurs futurs rôles dans l'organisation. Cela les aidera à se sentir plus en sécurité dans leur travail.
- Fournissez des informations claires et concises sur le logiciel : expliquez comment le logiciel les aidera dans leurs rôles actuels et comment il améliorera leur travail.
- Fournissez un canal de communication ouvert : donnez aux employés un formulaire sur lequel ils peuvent poser des questions et interagir avec leurs pairs à propos du logiciel. L’interaction et les discussions entre pairs peuvent contribuer à réduire les frustrations. La direction devrait faire partie de ce groupe car cela aidera à identifier tous les problèmes à résoudre et à garantir que les employés sont à l'aise avec le logiciel.
- Créer une culture positive autour de la technologie et du changement : créez une culture dans laquelle les employés se sentent soutenus et encouragés à apprendre de nouvelles technologies, de cette façon, ils seront plus susceptibles d'avoir un sentiment positif à l'égard des nouveaux logiciels et d'être plus disposés à les apprendre.
- Montrez le logiciel en action. Demandez à un technicien expérimenté de démontrer comment cela améliorera le processus de travail et facilitera son travail.
Amener les employés à adopter de nouveaux logiciels peut être une tâche difficile, car cela nécessite un changement dans leurs habitudes et leurs méthodes de travail. Pour augmenter les chances d'une adoption réussie, il est important d'impliquer les employés dans le processus, de fournir une formation et une assistance, de rendre le logiciel facile à utiliser, d'encourager l'adoption, de montrer l'exemple, de montrer les résultats en temps réel, de répondre aux préoccupations et d'identifier les causes profondes. de résistance au changement. De plus, il est important de communiquer le avantages. du logiciel et comment il aidera les employés dans leurs tâches quotidiennes pour qu'ils se sentent davantage investis dans le processus. En suivant ces stratégies, les entreprises peuvent permettre à leurs employés d'adopter de nouveaux logiciels et d'obtenir les résultats souhaités.
Investissez dans vos employés
Vos employés sont votre atout le plus précieux, et une fois qu’ils verront combien vous investissez en eux, ils continueront à apporter de la valeur.
Pour bien gérer votre personnel, vous devez considérer les choses du point de vue de vos employés. Chaque employé est différent et nécessite une approche différente en matière de gestion et de formation.
Vos employés sont votre atout le plus précieux. Une fois qu'ils auront constaté l'importance de votre investissement, ils continueront à vous apporter de la valeur. Investir dans votre équipe est une étape importante pour garantir qu'elle soit capable d'adopter efficacement les nouveaux logiciels et technologies. Cela peut inclure la formation et l'accompagnement pour les nouveaux logiciels, voire des formations de remise à niveau sur les anciens, ainsi que la création d'un environnement de travail positif et encourageant. En investissant dans votre équipe, vous lui donnez les ressources et le soutien nécessaires à sa réussite, ce qui améliorera sa productivité et sa satisfaction au travail. Cet investissement peut également contribuer à instaurer la confiance et la fidélité, ce qui la rendra plus encline à adopter les nouveaux logiciels et technologies. Globalement, investir dans votre équipe est une décision commerciale judicieuse qui portera ses fruits à long terme : amélioration des performances, fidélisation et satisfaction des employés. Découvrez comment les entreprises rationalisent leur processus de gestion des ordres de travail grâce à histoires de réussite en matière de capture de signatures.
Foire aux questions sur l'adoption de la GMAO par les employés
Comment impliquer les collaborateurs dans l’utilisation de la nouvelle GMAO ?
Pour accroître l'adoption par les employés, il est crucial de souligner les avantages et la facilité d'utilisation du système de GMAO. Décrivez comment cela rendra leurs tâches quotidiennes plus faciles et plus efficaces. Maintenir une communication ouverte, impliquer les employés dans le processus de sélection et de formation et répondre à leurs préoccupations. Offrez une formation continue grâce à diverses méthodes telles que des sessions pratiques, des vidéos et des webinaires.
Comment puis-je surmonter la résistance au changement ?
La résistance au changement est courante lors de la mise en œuvre d’un nouveau logiciel. Résolvez ce problème en obtenant d'abord l'acceptation des dirigeants, qui peuvent ensuite défendre l'adoption de la GMAO.. Communiquer clairement les raisons du changement et les avantages de l'utilisation du nouveau système. Commencez petit avec un groupe pilote avant de déployer l'ensemble de l'équipe pour identifier et résoudre les problèmes rapidement..
Comment puis-je répondre aux préoccupations des employés concernant la GMAO ?
Soyez attentif aux inquiétudes et aux doutes des employés quant à l’utilisation de la nouvelle GMAO. Mener des enquêtes ou des séances de feedback pour comprendre leurs points de vue. Ensuite, répondez en profondeur à leurs objections en expliquant comment le logiciel peut résoudre ces problèmes et rendre leur travail plus efficace.. Investir du temps pour résoudre les problèmes mènera à une plus grande adoption du système.
