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Capture de signature numérique pour la GMAO
Capture de signature Il s'agit de la fonctionnalité CMMS qui recueille une signature électronique horodatée directement sur une liste de contrôle d'ordre de travail — d'un technicien, d'un superviseur, d'un opérateur ou d'un client — et la stocke de manière permanente dans le dossier comme preuve documentée que le travail a été autorisé, effectué ou accepté.
Si un inspecteur demandait à voir le procès-verbal signé d'un ordre de travail clôturé mardi dernier, combien de temps faudrait-il pour le produire — et serait-il encore lisible ? eWorkOrders Ce système remplace les signatures manuscrites, les feuilles de validation papier et les PDF numérisés par des signatures numériques saisies directement sur la liste de contrôle des ordres de travail. Chaque signature est horodatée, associée au signataire et archivée de façon permanente sur l'ordre de travail ; elle est ainsi accessible dans n'importe quel établissement, pour n'importe quelle année et lors de tout audit.
Une signature manuscrite sur un bon de commande papier représente un risque non encore audité. Une signature numérique dans eWorkOrders Voici la preuve.
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Fonctionnalités de capture de signature dans eWorkOrders
Chaque section ci-dessous décrit la fonction et son fonctionnement. eWorkOrders.
Recueillez les signatures sur n'importe quel appareil à écran tactile, directement sur la liste de contrôle du bon de travail.
Les techniciens, superviseurs, opérateurs ou clients signent directement la liste de contrôle de l'ordre de travail à l'aide de n'importe quel smartphone, tablette ou ordinateur (iOS ou Android) équipé d'un écran tactile. La signature est enregistrée sous forme d'image et associée à l'ordre de travail. Aucun formulaire papier n'est imprimé, numérisé ni archivé.
Chaque signature est enregistrée avec un horodatage automatique et le nom du signataire. Les signatures sont conservées sur le demande de service dans le cadre de la liste de contrôle complétée, et faisant partie intégrante du dossier permanent du travail.
Configurer plusieurs points de signature sur une seule liste de contrôle
Listes de contrôle dans eWorkOrders Le processus peut comporter plusieurs étapes de signature : autorisation préalable avant l’entrée du technicien dans une zone réglementée, validation par le technicien une fois l’intervention terminée, vérification par le superviseur avant la clôture du dossier et acceptation par le client des travaux effectués par le centre de services. Chaque signature est ajoutée à la liste de contrôle complétée du bon de travail.
Les listes de contrôle peuvent être configurées pour se charger automatiquement sur des types d'ordres de travail spécifiques : les maintenances préventives, les étalonnages, les permis de travaux à chaud ou les inspections intègrent par défaut les étapes de signature appropriées. Toute liste de contrôle peut également être ajoutée manuellement à un ordre de travail lorsqu'une validation supplémentaire est nécessaire. documentation de conformité exigences qui requièrent des signatures d'autorisation et de vérification distinctes.
Exporter les ordres de travail signés sous forme d'enregistrements PDF prêts pour l'inspecteur
Chaque ordre de travail signé dans eWorkOrders Le rapport peut être exporté au format PDF formaté, contenant le détail de la tâche, la liste de contrôle complétée, les pièces utilisées, le temps de travail, les photos jointes et toutes les signatures horodatées. L'exportation est formatée pour la vérification par l'inspecteur ; il ne s'agit pas d'un simple fichier de données brutes.
Lorsqu'un organisme de réglementation, un auditeur, un assureur ou un avocat demande un document signé spécifique, celui-ci peut être récupéré et exporté en quelques secondes depuis le système. module de reporting — par numéro de bon de travail, plage de dates, équipement ou technicien. Plus besoin de classeurs, de salles d'archives ni de chercher dans des PDF numérisés.
![Maintenance manager reviewing completed work orders on the eWorkOrders CMMS dashboard](https://eworkorders.com/eworkorders/wp-content/uploads/signature-capture-biilt-signature.webp")
Intégrez les exigences de signature dans la liste de contrôle, et non dans la mémoire.
In eWorkOrdersLes exigences de signature figurent sur la liste de vérification. Lorsqu'une liste de vérification inclut une étape de signature, la personne qui la remplit la perçoit comme faisant partie intégrante du travail, et non comme une formalité à retenir ultérieurement. La liste de vérification rend la signature visible et attendue.
Les listes de contrôle peuvent être configurées pour se charger automatiquement sur les ordres de travail d'un type donné (étalonnages, maintenance préventive, permis de travaux à chaud, inspections de sécurité), de sorte que les étapes de signature appropriées apparaissent par défaut. Toute liste de contrôle peut également être ajoutée manuellement à un ordre de travail lorsqu'une tâche spécifique requiert une validation supplémentaire. Les responsables peuvent consulter le travail effectué et les signatures depuis l'interface d'administration. tableau de bord sans courir après le papier.
Qu’est-ce que la capture de signature dans un système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) ?
Saisie de signatures est la fonctionnalité CMMS qui enregistre une signature électronique sur un demande de service Une liste de contrôle, saisie sur un écran tactile par un technicien, un superviseur, un opérateur ou un client, est enregistrée de manière permanente avec un horodatage et le nom du signataire. Dans les secteurs réglementés, c'est l'élément qui transforme une intervention de maintenance en un document officiel. Dans tous les secteurs, c'est ce qui fait la différence entre « on est à peu près sûr que le travail a été fait » et « voici le document signé, horodaté, avec le nom de la personne qui l'a validé ». L’absence de pistes d’audit, les enregistrements électroniques non signés et les faibles contrôles de signature électronique figuraient parmi les principales conclusions citées dans 61 % des lettres d’avertissement de la FDA en 2021, ce qui en fait la lacune documentaire la plus importante en matière de maintenance réglementée.
Pour les responsables de la maintenance dans les secteurs réglementés (pharmaceutique, agroalimentaire, dispositifs médicaux, santé, aéronautique), la signature électronique est obligatoire. Les normes 21 CFR Part 11, ISO 9001, ISO 13485, OSHA PSM et de la Joint Commission exigent toutes une validation documentée des interventions de maintenance. Pour les responsables de la maintenance dans les secteurs non réglementés, la signature électronique reste le moyen de prouver que les travaux ont été autorisés avant leur début, réalisés conformément aux spécifications et acceptés par le demandeur – un élément crucial en cas de réclamation au titre de la garantie, de question d'assurance ou de litige relatif au périmètre des travaux.
Différence entre un PDF scanné et une signature numérique dans un système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) : Une image numérisée d'une signature manuscrite est une image archivée séparément du système de gestion des signatures. Une signature numérique capturée dans eWorkOrders Elle est consignée directement sur la liste de contrôle de l'ordre de travail, horodatée par le système et stockée avec le reste du dossier de travail ; ainsi, la preuve est associée au travail qu'elle documente, et non conservée dans une salle d'archives séparée.
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Que pouvez-vous faire avec la capture de signature dans eWorkOrders
Chaque signature est capturée, horodatée et stockée de manière permanente sur le bon de travail, ce qui facilite la conformité, la responsabilisation et la documentation d'audit dans tous les secteurs d'activité.
| Capacité de signature | Lorsqu'il est utilisé | Plan requis | Comment eWorkOrders le gère |
|---|---|---|---|
| Autorisation préalable aux travauxAutorisation avant le début | Interventions en espaces confinés, travaux à chaud, travaux critiques pour la sécurité, travaux sur les propriétés des clients | Entreprise | Une étape de vérification pour l'autorisation préalable des travaux peut être intégrée à la liste de contrôle des permis de travail ou des procédures de consignation/déconsignation. La signature est horodatée et enregistrée avec le nom du signataire, ce qui constitue une preuve que l'autorisation a été donnée avant le début des travaux. |
| Signature du technicien pour la fin des travauxAttestation de travail effectué | Ordres de travail nécessitant la signature d'un technicien à la clôture | Entreprise | L'étape de validation par un technicien sur la liste de contrôle permet de recueillir la signature de la personne ayant effectué les travaux, attestant ainsi que la tâche a été réalisée conformément aux instructions et que toutes les étapes de la liste de contrôle ont été respectées. Ceci constitue le document principal reliant une personne nommément désignée à l'intervention de maintenance effectuée. |
| Vérification du superviseurValidation de la qualité | Travaux critiques en matière de conformité, étalonnages, réparations importantes, travaux sous garantie | Entreprise | L'étape de vérification par un superviseur, figurant sur la liste de contrôle, invite ce dernier à examiner l'ordre de travail complété et à le signer afin de garantir la qualité, la complétion de la liste et la conformité à la procédure. Cette procédure favorise les pratiques de documentation où la vérification est effectuée par une personne autre que celle qui a réalisé les travaux. |
| Acceptation du client/de l'opérateurSignature du service | Travaux des prestataires de services, travaux d'entretien des installations destinées aux locataires, remise en service de la chaîne de production | Entreprise | L'étape de réception client de la liste de contrôle permet de recueillir la signature du client, du locataire ou de l'opérateur de production qui accepte les travaux réalisés. Pour les prestataires de services, il s'agit du document de réception facturable. Pour les équipes internes, il s'agit de la validation de la remise en service du matériel — un document qui permet de se prémunir contre les litiges concernant la date de remise en service d'un équipement. |
| Signature de l'inspection et de l'auditAttestation réglementaire | Inspections et audits internes de la FDA, de l'OSHA, de l'EPA et de la JCAHO | Entreprise | Les listes de contrôle d'inspection (vérifications des systèmes de protection incendie, inspections de chaudières, vérifications d'étalonnage, audits de sécurité) comprennent une étape de signature attestant que l'inspection a été effectuée et que l'équipement a satisfait ou non aux critères requis. contrôle réglementaire Documentation. |
| Validation en plusieurs étapesApprobations séquentielles | Les ordres de travail nécessitant plus d'une signature successive | Entreprise | Une seule liste de contrôle peut inclure plusieurs étapes de signature : autorisation préalable des travaux, achèvement par le technicien, vérification par le superviseur, acceptation par le client. Chaque étape est enregistrée au fur et à mesure de l’avancement des travaux. La liste de contrôle complétée affiche chaque signature, son horodatage et le nom du signataire. |
| Accusé de réception de la déclarationLire et accuser réception | Séances d'information sur la sécurité, accusés réception des politiques, confirmations de formation | Entreprise | Les étapes de la liste de contrôle peuvent associer une déclaration spécifique à une signature — « J’ai lu la procédure de consignation/déconsignation pour cet équipement » ou « Je reconnais les dangers identifiés dans cet ordre de travail ». La déclaration et la signature sont enregistrées ensemble dans le cadre de la liste de contrôle complétée. |
La capture de signature est une fonctionnalité du forfait Entreprise.
La capture de signature numérique — y compris la validation en plusieurs étapes des listes de contrôle et l'exportation complète des bons de travail au format PDF — est disponible dans le eWorkOrders Formule Entreprise. Toutes les formules incluent un nombre illimité d'utilisateurs, sans frais de licence par signataire. Voir prix et plans pour plus de détails.
Toutes les capacités clés dont votre équipe a besoin
De l'autorisation à la clôture et à l'exportation PDF, eWorkOrders Il permet de consigner toutes les signatures nécessaires sur la liste de contrôle des ordres de travail.
Les signatures sont capturées directement sur tout téléphone, tablette ou ordinateur iOS ou Android doté d'un écran tactile. Aucun terminal de signature externe n'est requis. Le signataire utilise son doigt ou un stylet, la signature visuelle s'affiche à l'écran et est immédiatement enregistrée sur le bon de travail. Fonctionne sur le même appareil que celui utilisé par le technicien pour… maintenance mobile.
Chaque signature est horodatée selon l'heure système au moment de sa capture, et non selon l'heure de création de l'ordre de travail ni une date saisie par l'utilisateur. C'est cette date que les organismes de réglementation, les auditeurs et les conseillers juridiques consultent en premier lieu lors de la vérification d'un document.
Chaque signature est enregistrée, et le nom du signataire est consigné dans le dossier de travail. L'image de la signature, le nom et l'horodatage sont stockés ensemble dans la liste de contrôle complétée ; ainsi, toute personne consultant le dossier ultérieurement peut voir qui a signé et quand.
Une fois enregistrée, la signature est ajoutée à la liste des tâches complétées de l'ordre de travail. La signature, l'horodatage et le nom du signataire sont conservés dans l'historique de l'intervention, sans être stockés dans un système de fichiers séparé ni sur un formulaire papier. Ainsi, lors de la consultation ultérieure de l'ordre de travail, les signatures sont toujours présentes.
Les étapes de signature de la liste de contrôle peuvent être associées à une déclaration spécifique : « J’ai effectué la procédure de consignation/déconsignation », « Je reconnais les risques liés aux espaces confinés identifiés pour ce travail », « Je certifie que les relevés d’étalonnage sont conformes aux tolérances ». La déclaration et la signature sont enregistrées ensemble dans le cadre de la liste de contrôle complétée.
Les ordres de travail signés sont exportés au format PDF et contiennent l'intégralité du document : détails de la tâche, listes de contrôle, pièces, main-d'œuvre, photos et toutes les signatures avec horodatage et nom des signataires. Ce format permet une transmission directe à un inspecteur de la FDA, un responsable de la conformité OSHA, un expert de la Joint Commission ou un expert d'assurance, sans traitement supplémentaire.
Les ordres de travail sont consultables par numéro, période, équipement, technicien, statut et type. Lorsqu'un auditeur demande les rapports d'étalonnage du deuxième trimestre, il lui suffit de quelques clics dans le module de reporting. Les signatures sont déjà intégrées aux ordres de travail renvoyés par la recherche.
Lorsqu'une liste de contrôle comprend une étape de signature, la personne qui la remplit la perçoit comme faisant partie intégrante de sa tâche, et non comme une formalité à accomplir ultérieurement. Les listes de contrôle peuvent être conçues de manière à ce que la signature soit intégrée à leur remplissage, faisant ainsi de la validation une étape visible et attendue du processus plutôt qu'une tâche a posteriori.
Les responsables peuvent consulter les ordres de travail terminés sur le tableau de bord : les éléments soumis, le technicien qui les a soumis et l’état d’avancement de la vérification. Les superviseurs peuvent ouvrir l’ordre de travail, vérifier la vérification et les signatures, et décider des prochaines étapes à partir d’une seule interface.
Pour les organisations multisites, l'historique des ordres de travail est centralisé. Un responsable de la conformité peut ainsi consulter tous les ordres de travail signés, quel que soit le site, depuis une interface unique. Cette centralisation est particulièrement utile pour les audits multisites, les déclarations réglementaires et les contrôles qualité internes. Chaque ordre de travail conserve le contexte relatif au site, à l'équipement et au technicien.
La capture de signature est entièrement intégrée à l'exécution des ordres de travail mobiles : les techniciens remplissent les listes de contrôle, enregistrent les pièces, prennent des photos et recueillent les signatures au cours d'une même session mobile, sans changer d'application. La signature est apposée sur le même enregistrement d'ordre de travail, créant ainsi un document unique au lieu de documents papier et numériques distincts.
eWorkOrders La capture de signatures facilite la documentation requise par les industries réglementées par la FDA, les entreprises certifiées ISO et les établissements soumis aux normes OSHA. Les signatures sont horodatées, associées au signataire et archivées avec l'ordre de travail, constituant ainsi le registre de maintenance indispensable aux opérations réglementées des secteurs pharmaceutique, des dispositifs médicaux et agroalimentaire lors des inspections.
Comment une signature passe de l'écran tactile à un document prêt pour l'audit
Voici à quoi ressemble réellement le flux de travail de capture de signature dans eWorkOrders — depuis le moment où une signature est apposée jusqu'au moment où elle apparaît entre les mains d'un auditeur.
Le responsable de la maintenance crée une liste de contrôle incluant les étapes de signature requises. Par exemple, une liste de contrôle d'étalonnage avec une étape de signature de fin de procédure par le technicien et une étape de vérification par le superviseur ; une liste de contrôle d'autorisation de travaux à chaud avec une étape de signature d'autorisation préalable. Cette liste peut être configurée pour se charger automatiquement sur les ordres de travail d'un type spécifique, ou ajoutée manuellement à chaque ordre de travail selon les besoins. Les étapes de signature sont intégrées à la liste de contrôle et apparaissent donc systématiquement lorsqu'elle est utilisée.
L'invite de signature apparaît comme une étape de la liste de contrôle au moment précis où elle est requise : autorisation préalable des travaux en début de liste, achèvement des travaux par le technicien vers la fin, vérification par le superviseur une fois le travail terminé, réception par le client lors de la remise du dossier. Le signataire voit la déclaration qu'il s'apprête à signer à côté du détail du bon de travail. Rien ne se fait en catimini : chaque signature correspond à une action explicite sur la liste de contrôle.
Le signataire appose sa signature sur l'écran tactile à l'aide d'un doigt ou d'un stylet. La signature visuelle est affichée en temps réel et peut être vérifiée et corrigée avant validation. Une fois confirmée, la signature est capturée sous forme d'image et enregistrée avec le nom du signataire. L'horloge système horodate l'opération. Aucun formulaire papier n'est utilisé. Le signataire peut utiliser n'importe quel appareil dont il dispose déjà : un téléphone, une tablette ou un ordinateur portable.
Dès que la signature est apposée, elle est enregistrée dans le dossier de l'ordre de travail, faisant partie de la liste des tâches accomplies : l'image de la signature, le nom du signataire, la déclaration signée et l'horodatage sont enregistrés simultanément. La signature est ainsi intégrée à l'historique permanent de l'ordre de travail et peut être consultée à tout moment lors de la récupération de l'ordre de travail lui-même.
Une fois toutes les étapes de la liste de contrôle terminées et toutes les signatures recueillies, l'ordre de travail peut être clôturé. La clôture génère automatiquement le document complet : détail de l'intervention, toutes les listes de contrôle, toutes les pièces utilisées, toutes les heures de travail, toutes les photos jointes et toutes les signatures avec leurs horodatages et déclarations. Cet enregistrement alimente le système. module de reporting, le historique des actifset toutes les files d'attente de rapports réglementaires sans effort supplémentaire.
Lorsqu'un inspecteur de la FDA, un responsable de la conformité de l'OSHA, un expert de la Joint Commission, un expert en sinistres ou un auditeur interne demande un document signé spécifique, celui-ci est extrait du système en quelques secondes grâce au numéro de bon de travail, à la période concernée, au matériel ou au technicien. Le document exporté est un PDF formaté, prêt à être remis directement au demandeur sans avoir besoin d'être reformaté, numérisé à nouveau ou extrait d'un classeur papier. Le document signé reste identique un an plus tard à ce qu'il était le jour de sa signature.
Pourquoi les équipes de maintenance choisissent eWorkOrders pour la capture de signature
Conçu pour la maintenance depuis 1995. Capture de signature conforme aux exigences réglementaires — intégrée à la liste de contrôle où le travail est réellement effectué.
Signatures dans eWorkOrders Tout est intégré à la liste de contrôle, au même endroit où le travail est documenté. La signature, les étapes de la liste et l'ordre de travail forment un seul et même document. Il n'y a pas de module de signature distinct à gérer, pas de pièce jointe à suivre, ni de PDF numérisé à retrouver ultérieurement.
Chaque signature est enregistrée avec le nom du signataire et l'horodatage. L'image de la signature, le nom et l'heure système sont stockés ensemble dans l'enregistrement de l'ordre de travail ; ainsi, toute personne consultant l'enregistrement ultérieurement peut voir qui a signé, quand et pour quelle étape de la liste de contrôle.
Lorsqu'un inspecteur demande un document signé spécifique, la différence entre « quatre minutes à partir du CMMS » et « six heures à partir d'une salle d'archives » peut faire la différence entre une inspection sans problème et une constatation de formulaire 483. eWorkOrders produit des documents signés sur demande.
Fondée en 1995. Conçue pour les clients, notamment les fabricants soumis à la réglementation de la FDA, les systèmes de santé et les opérateurs aériens. Plus de 120 récompenses du secteur. Excellente réputation sur Capterra, G2 et GetApp. Les fonctionnalités essentielles à la conformité ne sont pas de simples ajouts : elles font partie intégrante de l’architecture.
Lorsqu'une inspection de la FDA est prévue, vous appelez une personne qui répond directement pour confirmer les procédures d'exportation PDF, vérifier la configuration de la liste de contrôle ou passer en revue la configuration de votre signature avant l'arrivée de l'inspecteur. Pas de chatbot, pas de système de tickets, pas de fournisseur situé dans un autre fuseau horaire.
Sécurité de niveau entreprise — authentification unique (SSO), contrôle d’accès utilisateur et l’un des plus hauts niveaux de sécurité du secteur des GMAO. Les signatures sont capturées via les mêmes sessions utilisateur authentifiées que le reste du système, garantissant ainsi que l’identité du signataire correspond à celle de la personne connectée.
Difficultés courantes liées à la validation — et comment eWorkOrders Les résout
La plupart des équipes de maintenance savent qu'elles ont besoin d'une meilleure documentation de validation ; le défi consiste à trouver un système où les signatures figurent directement sur le document de travail plutôt que dans un fichier séparé qui peut être ou non retrouvé à l'arrivée de l'auditeur. Les violations de l'intégrité des données — notamment l'absence de pistes d'audit et la faiblesse des contrôles de signature électronique — ont été citées dans 61 % des lettres d'avertissement de la FDA en 2021, ce qui en fait l'une des lacunes documentaires les plus importantes dans la maintenance réglementée. eWorkOrders résout chacun de ces problèmes en apposant des signatures là où le travail est effectué — sur la liste de contrôle, sur le bon de travail.
Signatures à l'encre humide — Illisibles, perdues ou contestées
Les formulaires de signature papier sont classés dans des classeurs, entreposés dans des entrepôts, abîmés par l'humidité ou égarés, devenant ainsi introuvables. Lorsqu'un auditeur demande à consulter le document signé il y a 18 mois, la réponse est souvent « il faudra vérifier », ce qui n'est jamais la réponse attendue par un inspecteur. eWorkOrders Elle remplace intégralement les signatures papier par des captures numériques stockées sur le bon de commande et récupérables en quelques secondes.
79 % des accords sont signés dans les 24 heures utilisation des plateformes de signature électronique — par rapport aux jours ou aux semaines nécessaires avec les processus de signature sur papier qui impliquent le transport, le classement et la récupération physiques des documents.
La validation dépend de la mémoire, pas du flux de travail.
Lorsque les exigences en matière de signature dépendent de la bonne volonté de quelqu'un, certaines signatures seront oubliées. Les techniciens sont débordés, les superviseurs surchargés, et le projet est clôturé sans l'autorisation ni la vérification requises. Le problème est découvert lors d'un audit, et non lorsqu'il est encore possible de le corriger. eWorkOrders Elle intègre directement les étapes de validation dans la liste de contrôle, de sorte que la signature soit une partie visible du travail plutôt qu'une tâche distincte à mémoriser.
L'absence de pistes d'audit et de signatures dans les enregistrements électroniques figure parmi les constatations les plus lourdes de conséquences lors des inspections de la FDA. — les lacunes en matière de documentation que l'intégration de la signature dans la liste de contrôle permet de prévenir à la source.
Les PDF numérisés sont stockés séparément des documents de travail.
La numérisation d'une signature manuscrite et l'enregistrement de l'image créent un PDF enregistré ailleurs : sur un lecteur partagé, dans une conversation par courriel ou dans un dossier non mis à jour. Lorsqu'une demande d'audit arrive, retrouver la signature et l'associer au bon de commande correspondant devient une tâche manuelle. eWorkOrders Elle capture les signatures directement sur la liste de contrôle des ordres de travail, de sorte que la validation et le travail qu'elle documente ne forment qu'un seul document.
Le titre 21 du CFR, partie 11, exige que les signatures électroniques soient liées au document qu'elles signent. — Conserver les signatures directement sur l'ordre de travail renforce bien mieux ce lien que de stocker les fichiers séparément.
La séparation des tâches est documentée, et non pas seulement procédurale.
Les cadres réglementaires exigent que la personne qui effectue le travail ne soit pas la même que celle qui le vérifie. Cela doit figurer dans le document lui-même. eWorkOrders Les listes de contrôle peuvent inclure des étapes de signature distinctes pour le technicien et le superviseur — chacune avec son propre nom et horodatage — de sorte que le document complété présente deux signatures distinctes pour deux rôles distincts, soit exactement la preuve recherchée par un auditeur.
Les cadres réglementaires tels que le titre 21 du CFR, partie 11, et la norme ISO 9001 exigent une séparation documentée des tâches. — et c’est cette documentation que produit une liste de contrôle à signatures multiples.
Capture de signature pour tous les secteurs d'activité
Que vous soyez soumis à la réglementation de la FDA, à la réglementation de l'OSHA ou que vous souhaitiez simplement disposer de documents justificatifs en cas de problème, la capture de signatures constitue la couche de preuve qui protège l'opération.
La norme FDA 21 CFR Part 11 exige que les signatures électroniques soient liées au document qu'elles signent, horodatées et conservées. eWorkOrders La capture de signatures permet de conserver les signatures sur la liste de contrôle de l'ordre de travail elle-même, ce qui permet de constituer des dossiers de maintenance conformes aux exigences de la FDA en matière de documentation cGMP, FSMA et de contrôles préventifs.
Les enquêtes de la Joint Commission, les inspections du CMS et la réglementation de la FDA sur les dispositifs médicaux exigent toutes une validation documentée de la maintenance et de l'étalonnage des équipements cliniques. eWorkOrders Ce système capture la signature du technicien biomédical et la vérification du superviseur, avec des horodatages conformes aux exigences de documentation de la JCAHO et de la FDA, sans formulaires papier.
Les normes OSHA PSM, ISO 9001 et ISO 45001 exigent toutes une signature documentée pour la maintenance critique en matière de sécurité, notamment pour le verrouillage/étiquetage, les permis de travaux à chaud et l'entrée en espace confiné. eWorkOrders Les listes de contrôle intègrent l'autorisation préalable des travaux et les signatures des techniciens attestant de la fin des opérations directement dans le flux de travail, et non dans des rappels de procédure. Elles sont utilisées par Honda, Siemens et des usines de fabrication dans le monde entier.
Pour les prestataires de services, la signature électronique constitue le document d'acceptation des travaux facturables. Pour les équipes de gestion des installations internes, elle sert à la passation de service avec le locataire et à la documentation relative aux accords de niveau de service (SLA). eWorkOrders Permet de recueillir la signature du client à la fin des travaux — sur le même appareil que celui utilisé par le technicien pour l'exécution des travaux — éliminant ainsi les litiges concernant l'achèvement et la portée des travaux.
Les rapports de conformité de l'EPA exigent une vérification documentée par l'opérateur des inspections et des mesures correctives. eWorkOrders Il enregistre la signature de l'inspecteur avec des horodatages qui alimentent automatiquement les rapports de conformité, prenant en charge les soumissions DMR et les enregistrements de qualité internes dans les stations de pompage, les usines de traitement et les sites distants.
Les rapports d'inspection du DOT, les dossiers d'entretien des véhicules commerciaux et les documents relatifs aux demandes de garantie bénéficient tous d'une signature documentée. eWorkOrders Capture les signatures du conducteur, du technicien et du superviseur sur les ordres de travail d'entretien de la flotte — facilitant la documentation FMCSA, le recouvrement de garantie et le règlement des litiges sans ordres de réparation papier.
Résultats prouvés — Clients réels
« La possibilité de vérifier le travail effectué et les pièces utilisées est inestimable. »
Michel
eWorkOrders Le système CMMS simplifie la maintenance de 42 restaurants McDonald's
Depuis 24 ans, je gère l'entretien et la réparation de plus de 42 restaurants McDonald's. Le eWorkOrders La GMAO a rationalisé de nombreux processus et amélioré la productivité dans la gestion...
eWorkOrders Le système CMMS simplifie la maintenance de 42 restaurants McDonald's
Depuis 24 ans, je gère l'entretien et la réparation de plus de 42 restaurants McDonald's. Le eWorkOrders La GMAO a rationalisé de nombreux processus et amélioré la productivité dans la gestion des demandes de service, des bons de travail et des communications entre mon équipe de 7 techniciens de maintenance et les directeurs généraux du restaurant. Avant la mise en œuvre de eWorkOrdersNous tenions des listes individuelles de réparations et de demandes dans les différents magasins. La gestion de la maintenance de ces installations, équipements, refroidisseurs, etc., nous laissait, à mon équipe et à moi, de très longues listes à gérer. Même si nous pensions que le processus fonctionnait bien, nous savions qu'il devait exister une méthode plus efficace pour gérer nos installations. Après avoir rencontré Norm, mon chargé de clientèle, il a compris mes difficultés et m'a fait une démonstration. eWorkOrders Logiciel de GMAO qui m'a montré les capacités et comment eWorkOrders pourrait améliorer mes processus existants. Nous avons décidé de mettre en œuvre eWorkOrders dans tous nos restaurants. C’était la meilleure décision que j’ai jamais faite ! Les directeurs généraux du magasin aiment tous savoir que toutes leurs demandes ont été saisies dans le eWorkOrders Les mises à jour du système sont suivies et seront finalisées dans les meilleurs délais, y compris la commande de pièces, etc. Grâce à un ensemble robuste de rapports standardisés, nous pouvons désormais suivre les activités au niveau individuel et au niveau des magasins, et analyser les données pour les améliorer. Pouvoir effectuer une demande de service et gérer les ordres de travail depuis un appareil mobile est tout simplement génial ! J'aurais aimé pouvoir le faire. eWorkOrders il y a des années. Merci, Norm pour votre aide et votre professionnalisme dans la mise en route de eWorkOrdersNorm est toujours disponible lorsque j'ai des questions ou des problèmes pour améliorer mon travail, car je ne suis pas très expert en informatique. La bonne nouvelle, c'est que vous n'êtes pas obligé de l'être. J'espère ne pas passer pour un vendeur, car je ne le suis pas, je suis juste un client très satisfait. Lire l'étude de cas complète
Michel
Carmel
Maintenance simplifiée, meilleure communication et informations sur les indicateurs clés de performance avec eWorkOrders
L'utilisation de la eWorkOrders La plateforme a facilité la gestion et la rationalisation de notre flux de travail d’exploitation et de maintenance. Les fonctionnalités du système, couplées à la réactivité du eWorkOrders technique...
Maintenance simplifiée, meilleure communication et informations sur les indicateurs clés de performance avec eWorkOrders
L'utilisation de la eWorkOrders La plateforme a facilité la gestion et la rationalisation de notre flux de travail d’exploitation et de maintenance. Les fonctionnalités du système, couplées à la réactivité du eWorkOrders L'équipe technique et les solutions personnalisées ont permis à notre entreprise d'augmenter sa productivité et son efficacité, d'intégrer les données à d'autres systèmes, d'améliorer les communications de maintenance des installations, de rationaliser nos processus commerciaux et d'effectuer une analyse comparative continue des processus grâce à l'analyse des indicateurs clés de performance.
Carmel
Rhett
150,000 XNUMX $ économisés ! eWorkOrders Comprend les exigences du client
eWorkOrders Mon client (Département des Transports de Virginie) a économisé plus de 150,000 XNUMX $ par an rien qu'en effectifs ! Avant la mise en œuvre eWorkOrders, VDOT gérait plusieurs systèmes, avec plusieurs plates-formes...
150,000 XNUMX $ économisés ! eWorkOrders Comprend les exigences du client
eWorkOrders Mon client (Département des Transports de Virginie) a économisé plus de 150,000 XNUMX $ par an rien qu'en effectifs ! Avant la mise en œuvre eWorkOrders, VDOT gérait plusieurs systèmes, avec plusieurs plates-formes. Étant un établissement gouvernemental, ils sont très conscients des budgets et des dépenses. Avec le eWorkOrders Grâce à la solution de GMAO, ils centralisent l'ensemble de leurs informations d'inventaire et d'actifs, documents, plannings et informations, accessibles partout et à tout moment ! Grâce à sa mise en œuvre et à sa simplicité d'utilisation, eWorkOrders Grâce à la solution centralisée de GMAO, l'entreprise a pu se passer de plusieurs personnes gérant plusieurs systèmes existants et réduire ses effectifs pour les affecter à d'autres services. Globalement, le système a permis de gagner du temps et de l'argent, tout en augmentant la productivité et l'efficacité.
Ce fut formidable de travailler avec le eWorkOrders Équipe ! Ils ont compris les besoins et les exigences de mes clients, ainsi que leurs contraintes budgétaires, et ont collaboré avec eux pour les aider à démarrer rapidement avec le logiciel.
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Rhett
Prêt à remplacer les signatures papier par des documents numériques conformes aux exigences d'audit ?
Questions fréquentes sur la capture de signature
Questions fréquemment posées par les responsables de la maintenance avant de choisir un logiciel de GMAO pour la validation de la conformité et la documentation d'audit.
Qu’est-ce que la capture de signature dans un système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) ?
La capture de signature est une fonctionnalité du système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) qui enregistre une signature électronique sur une liste de contrôle d'ordre de travail — saisie sur un écran tactile par un technicien, un superviseur, un opérateur ou un client — et la stocke de manière permanente dans le dossier avec un horodatage et le nom du signataire. eWorkOrdersChaque signature est enregistrée comme une étape de la liste de contrôle et figure sur le bon de travail dans le dossier de travail terminé.
Le eWorkOrders Prise en charge de la capture de signature : documentation conforme à la norme 21 CFR Part 11 ?
eWorkOrders Ce système prend en charge les pratiques de documentation exigées par la partie 11 du titre 21 du CFR : les signatures sont recueillies via des sessions utilisateur authentifiées, horodatées par le système et liées à l’enregistrement de l’ordre de travail spécifique signé. La conformité finale à la partie 11 relève de la responsabilité de l’organisme réglementé. eWorkOrders Elle fournit le système de tenue de registres utilisé par les industries réglementées par la FDA, notamment les industries pharmaceutiques, des dispositifs médicaux et alimentaires.
Quels appareils peuvent être utilisés pour capturer des signatures ?
Les signatures peuvent être recueillies sur n'importe quel smartphone iOS ou Android, n'importe quelle tablette ou n'importe quel ordinateur doté d'un écran tactile. Aucun terminal de signature externe n'est requis. Le signataire utilise son doigt ou un stylet sur l'appareil déjà utilisé pour le bon de travail. Il s'agit du même appareil que celui utilisé pour… eWorkOrders maintenance mobile — aucun nouveau matériel, aucune nouvelle installation de logiciel.
Est-il possible de recueillir plusieurs signatures pour un seul ordre de travail ?
Oui, une seule liste de contrôle peut comporter plusieurs étapes de signature. Une configuration courante consiste en une autorisation préalable du superviseur avant le début des travaux, une validation de fin de travaux par le technicien une fois la tâche terminée, une vérification par le superviseur lors du contrôle qualité et une réception par le client ou l'opérateur lors de la remise des travaux. Chaque signature est ajoutée à la liste de contrôle complétée, avec son horodatage, le nom du signataire et la déclaration associée.
Comment les signatures sont-elles stockées après leur capture ?
Une fois saisie, la signature est enregistrée sur le bon de travail, faisant partie intégrante de la liste de contrôle complétée. L'image de la signature, le nom du signataire, la déclaration signée et l'horodatage sont conservés ensemble. Lors de la consultation ultérieure du bon de travail pour vérification, les signatures sont déjà présentes. L'enregistrement n'est pas stocké dans un fichier séparé, un lecteur partagé ou une archive PDF numérisée.
Comment les signatures requises sont-elles intégrées au flux de travail ?
Les signatures sont intégrées aux listes de contrôle. Lorsqu'une liste de contrôle inclut une étape de signature, le signataire la considère comme faisant partie intégrante de la procédure, et non comme une formalité à accomplir ultérieurement. Les listes de contrôle peuvent être configurées pour se charger automatiquement sur les ordres de travail d'un type donné (étalonnages, maintenance préventive, permis de travaux à chaud, inspections), et toute liste de contrôle peut également être ajoutée manuellement à un ordre de travail. C'est la liste de contrôle qui rend obligatoire la signature pour la réalisation de la tâche.
Comment un ordre de travail signé est-il récupéré lors d'un audit ?
Les ordres de travail signés sont récupérables à partir du module de reporting Par numéro d'ordre de travail, plage de dates, équipement, technicien ou type d'ordre de travail. La récupération est instantanée. L'exportation est un PDF formaté contenant l'enregistrement complet : détails de l'intervention, listes de contrôle, pièces, main-d'œuvre, photos et toutes les signatures avec leurs horodatages et déclarations. Ce document est prêt à être remis directement à un inspecteur de la FDA, un responsable de la conformité OSHA, un expert de la Joint Commission ou un expert d'assurance.
La capture de signature fonctionne-t-elle pour les secteurs non réglementés ?
Oui, bien que la capture de signature soit essentielle pour les opérations réglementées par la FDA, l'OSHA, l'ISO et la Joint Commission, les équipes non réglementées l'utilisent pour l'acceptation des factures des prestataires de services, la documentation relative aux transferts de propriété aux locataires, les preuves de réclamations de garantie, la protection contre les litiges d'assurance et la traçabilité interne. Dans toute situation où la preuve de la réalisation et de l'acceptation des travaux est importante, les signatures numériques sont plus performantes que les formulaires manuscrits.
Laquelle eWorkOrders Le plan inclut-il la capture de signature ?
La capture de signatures — incluant la validation en plusieurs étapes des listes de contrôle et l'exportation de fichiers PDF prêts pour l'inspection — est incluse dans le eWorkOrders Formule Entreprise. Toutes les formules incluent un nombre illimité d'utilisateurs ; il n'y a donc pas de frais de licence par utilisateur. Voir prix et plans pour plus de détails sur les fonctionnalités par niveau.
Ressources pour la capture de signatures et la conformité
Guides, modèles et outils pour aider votre équipe à tirer le meilleur parti des signatures numériques et des documents de conformité.
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1. Administration américaine des aliments et des médicaments. Données d'inspection de l'exercice 2023 — environ 31 % des inspections (5 800 sur 18 539) ont donné lieu à des conclusions nécessitant une action volontaire ou officielle. |
2. Analyse des lettres d'avertissement de la FDA, 2021 — 61 % des lettres d'avertissement mentionnaient des violations de l'intégrité des données, notamment l'absence de pistes d'audit et des contrôles de signature électronique faibles. |
3. FDA 21 CFR Partie 11. Exigences relatives aux enregistrements électroniques et aux signatures électroniques pour les équipes de maintenance. |
4. Certinal. Statistiques sur la signature électronique 2025 — délais de traitement des documents et indicateurs d'adoption. |
